Plannen van een overige afspraak

Wanneer u een afspraak plant waarop geen leerling gepland wordt, dan noemen wij dit een 'Overige afspraak'. Dit zijn afspraken die wel in uw agenda moeten staan (oa/ ivm. urenrapporten en uw bezetting) maar die niet met een rijles/examen te maken hebben. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld 'vakantie', 'vrij' , 'privé afspraak', 'ziek' e.d. In dit artikel leggen wij uit hoe u dit kunt plannen in uw agenda.

Plannen van een overige afspraak

Om een overige afspraak in uw agenda te plannen klikt u in de agenda in het lesblok op de knop 'Overige afspraak toevoegen' (zie screenshot hieronder).

Er opent nu een pop-up waarin u de overige afspraak kunt inplannen. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

• Datum: Kies de datum waarop u deze overige afspraak wilt inplannen
• Tijd: Kies de begin- en eindtijd voor deze overige afspraak
• Urentype: Kies het type Overige afspraak dat u wilt plannen (de opties in deze lijst stelt u in via Beheer - Overigtypen)
• Voertuig: Plan optioneel een voertuig in, zodat deze bezet is in de planning
• Locatie: Plan optioneel een locatie in, zodat de gekozen locatie bezet is voor andere afspraken
• Opmerkingen: Vul opmerkingen / een omschrijving in voor deze specifieke afspraak. Deze opmerkingen zijn zichtbaar in de agenda en in de urenrapporten.

Tip: U kunt zelf uw typen Overige afspraken samenstellen in Beheer. Lees alle details in het artikel over het Beheren van Overigtypen.

Plannen van vakantie / meerdaagse afspraak

Indien u voor een instructeur(s) een vakantie of meerdaagse afspraak (ziekte) wilt inplannen, dan kunt u dit dag voor dag doen via bovenstaande stappen, maar u kunt u dit sneller doen via onderstaande methode voor het plannen van een meerdaagse Overige afspraak.

1. Ga in het menu naar 'Instructeurs'
2. Selecteer de instructeur voor wie u de vakantie/afspraak wilt inplannen
3. Klik in het kader 'Vakantie & Vrije dagen' op de knop 'Toevoegen' 
4. Er opent nu een nieuwe scherm waarin u de details van de vakantie/afspraak kunt invoeren
1. Startdatum + tijd: Kies een startdatum en tijdstip waarop de afspraak start
2. Einddatum + tijd: Kies een einddatum en tijdstip tot wanneer de afspraak duurt
3. Urentype: Selecteer het type Overige afspraak dat u wilt inplannen
4. Urencalculatie: Vul het aantal werkuren in die meetellen in de urenadministratie (zo telt een week vakantie bijvoorbeeld voor 40 werkuren in de loonadministratie)
5. Notitie: Vul optioneel een extra opmerking/omschrijving in. Deze is ook zichtbaar in het urenrapport en in de agenda
6. Instructeur(s): Selecteer een of meerdere instructeurs bij wie u deze vakantie/afspraak wilt inplannen
7. Druk op de knop 'Toevoegen' om de vakantie/afspraak toe te voegen