Wanneer de debiteur niet binnen de door u gestelde betalingstermijn de factuur heeft voldaan, kunt u deze debiteur een herinnering voor de betreffende factuur versturen. U heeft de keuze om te werken met een 1e, 2e en / of 3e herinnering binnen uw debiteurenproces. Als u uw betalingstermijnen nog niet ingesteld heeft kunt u het beste het artikel 'Betalingstermijnen instellen' doornemen.
Een herinnering versturen
Om een herinnering te sturen gaat u altijd eerst op zoek naar de originele factuur en controleert u of deze verlopen is. U kunt hier een handig overzicht van oproepen door in het menu Financieel - Facturen te zoeken op alle 'Verlopen' facturen. Deze zoekopdracht toont alle facturen die niet binnen de ingestelde betalingstermijn zijn voldaan.
- Ga naar menu Financieel - Facturen
- Kies bij 'Soort datum' de optie 'Factuurdatum' en geef een periode in
- Kies bij 'Huidige status' de optie 'Verlopen'
- Druk op 'Zoeken'
Alle facturen die al verzonden zijn, maar die niet binnen de ingestelde betalingstermijn zijn betaald, worden getoond in het resultatenoverzicht.
Vervolgens kunt u één (of meerdere tegelijk) factuur een herinnering / aanmaning verzenden. Klik hiervoor op een factuur naar keuze en verstuur (print / mail) een volgende herinnering / aanmaning.
Tip: Is na de laatste herinnering nog steeds de factuur niet voldaan, dan kunt u een aanmaning verzenden. Bekijk hiervoor het artikel 'Versturen van een aanmaning'.
Automatisch herinneringen versturen
U kunt er voor kiezen om Dation automatisch een herinnering voor een openstaande factuur te laten versturen per e-mail. Indien de originele factuur niet binnen de betalingstermijn is betaald, zal Dashboard automatisch een herinnering e-mailen naar de debiteur.
De tekst van de e-mail en de inhoud van de PDF-factuur stelt u samen in het Beheer van uw Dashboard. Het e-mailsjabloon en PDF-sjabloon van het type 'Factuur (1e herinnering)' wordt gebruikt voor de automatische herinneringen.
Om automatische herinneringen in te schakelen, stelt u dit in via Beheer - Factuurinstellingen.
Let op! Dation verstuurt zowel de 1e herinnering als de 2e en 3e herinnering (indien actief) automatisch. Aanmaningen dient u altijd handmatig te verzenden.
Let op! Wanneer de e-mailnotificaties op 'Uit' staan bij een leerling, krijgt deze leerling geen automatische factuurherinneringen; er is immers ingesteld dat deze leerling geen automatische e-mailnotificaties ontvangt.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.