Ik kan een leerling niet inplannen, hoe komt dit?

Het kan voorkomen dat u een leerling wilt inplannen op een pakketonderdeel in de agenda, maar dat de leerling (of het pakketonderdeel) niet te vinden is; u kunt de leerling dus niet plannen. In dit artikel leggen wij een aantal mogelijkheden uit waar dit door kan komen.

In vrijwel elk geval is een van onderstaande oorzaken de reden dat u een leerling niet kunt inplannen op het gewenste onderdeel in uw agenda:

1. Instructeur heeft geen licentie voor gekozen categorie
2. Instructeur is niet gekoppeld aan leerling
3. Pakket van leerling is afgerond
4. Leerling is gearchiveerd
5. Pakketonderdeel zit niet in pakket van de leerling

1. Instructeur heeft geen licentie voor gekozen categorie

Als u in de agenda een instructeur heeft geselecteerd en hier een onderdeel probeert in te plannen, kunt u alleen onderdelen inplannen uit de lescategorie(en) waar deze instructeur bevoegd voor is. U kunt dus geen motorles plannen bij een instructeur die alleen bevoegd is om autorijles te geven.

De oplossing is om een instructeur die wel bevoegd is te selecteren en/of de instructeur in kwestie een licentie te geven voor de gewenste lescategorie (zie hiervoor 'Nieuwe gebruiker toevoegen')

2. Instructeur is niet gekoppeld aan leerling

In het lespakket dat gekoppeld is aan de leerling kunt u in het kader 'Cursusinformatie' zien welke instructeur(s) gekoppeld zijn aan deze leerling. Indien een instructeur niet is gekoppeld aan de leerling, dan kunt u de leerling niet standaard inplannen bij de instructeur aan wie de leerling niet gekoppeld is. 

Door de naam van de instructeur(s) te selecteren en vervolgens op de knop opslaan te klikken wordt dit pakket aan de gekozen instructeur(s) gekoppeld.

Tip! Er is een manier om de leerling tóch in te plannen bij een niet-gekoppelde instructeur. In de agenda kunt u in de popup waarin u de leerling selecteert klikken op 'Toon allen'. Dation toont dan alle actieve leerlingen uit de gekozen categorie, ongeacht of deze leerling aan de instructeur zijn gekoppeld.

3. Pakket van leerling is afgerond

Indien in het lespakket van de leerling een datum 'afgerond' is ingevuld, dan beschouwd Dashboard dit lespakket als afgerond en dus niet meer beschikbaar in de planning (het pakket is immers afgerond).
U kunt dit controleren door in het lespakket van de leerling te controleren of er een 'datum afgerond' is ingevuld. Stel er is een 'datum afgerond' ingevuld, maar u wilt toch plannen, haal dan de 'datum afgerond'weer weg en sla het pakket op. u kunt dan direct weer plannen met deze leerling.

4. Leerling is gearchiveerd

Leerling die in het archief staan kunt u niet meer inplannen in de agenda; deze leerlingen komen ook niet meer voor in het overzicht van leerlingen wanneer u plant in de agenda. 
Om een leerling weer uit het archief te halen, zodat u de leerling kunt inplannen, doorloopt u de volgende stappen (let op: Denk ook aan 'datum afgerond' uit pakket halen, zie stap 3)

1. Ga naar het menu 'Leerlingen' en schakel naar 'Archief'
   
2. Zoek de leerling op met behulp van de zoekfilters en selecteer de leerlingen die u uit het archief wilt halen
3. Klik bij de betreffende leerling in het tabblad 'Persoonlijk' op de knop 'Uit archief'.
   

5. Pakketonderdeel zit niet in pakket van de leerling

Het kan voorkomen dat u een onderdeel wilt inplannen, maar dat dit onderdeel niet aanwezig is als pakketonderdeel in het lespakket van de leerling. Hierdoor kan de leerling niet gepland worden; als het onderdeel niet in het lespakket aanwezig is, mag de betreffende leerling hier niet op gepland worden.

De oplossing is om het pakketonderdeel in Beheer toe te voegen aan het betreffende  lespakket.
Dit doet u via de volgende stappen:

1. Ga naar de leerling die niet gepland kan worden en controleer of het onderdeel aanwezig is in het lespakket van de leerling. Is het onderdeel niet aanwezig, ga dan door naar 2. Is het onderdeel wel aanwezig in het lespakket, controleer dan bovenstaande oorzaken. 
2. Klik in het tabblad van het lespakket op de naam van het lespakket. u wordt dan doorverwezen naar het betreffende lespakket in het Beheer van uw Dashboard.
   
3. Klik in het Beheer van het lespakket op de knop 'Onderdeel toevoegen'. Er opent dan een nieuwe pop-up waarin u een nieuw onderdeel kunt toevoegen
   
4. Selecteer welk pakketonderdeel u wilt toevoegen. nadat u een onderdeel heeft geselecteerd komt u op een nieuwe pagina waarin u de details (zoals prijs, BTW% en grootboeknummer kunt instellen) kunt instellen. 
   
   
   
5. Stel voor het pakketonderdeel de details in, zoals de prijs, het BTW-tarief en het grootboeknummer. Denk bij examenonderdelen aan de CBR inkoopprijs op 0% en de dienstverlening op 21%!
   Als alles is ingesteld drukt u op 'Opslaan'. U komt dan terug in het totaaloverzicht van het lespakket.
   
6. Sla nu het totale pakket op via de knop 'Opslaan' en het onderdeel is toegevoegd aan het lespakket. U kunt nu de leerling inplannen op dit pakketonderdeel.