Factuur versturen naar een bedrijf

Het kan voorkomen dat u een zakelijk klant krijgt die een rekening op het bedrijf wil hebben. Hierin zijn er twee scenario's mogelijk, die elk een eigen werkwijze in Dation vereisen:

1. Een enkele leerling wil de factuur via het bedrijf laten verlopen
2. Een bedrijf stuurt meerdere leerlingen naar de rijschool en wil hier elke keer netjes een zakelijke factuur voor hebben

1. Een enkele leerling wil de factuur via het bedrijf laten verlopen

Bij de leerling kunt u in het tabblad 'Persoonlijk' een 'Factuuradres' invullen. Dit is het adres dat gebruikt op de adressering van alle facturen die naar deze leerling verstuurd worden. Standaard staat dit factuuradres gelijk aan het woonadres van de leerling, maar u kunt deze ook wijziging in een specifiek factuuradres inclusief een bedrijfnaam waar de factuur aan gericht moet worden.

Klik bij het veld 'Factuuradres' op de bewerken-knop

Vul vervolgens de gewenste adresgegevens voor facturen van deze leerling en druk op 'Opslaan'. 
Zodra het adres is ingevuld zullen alle facturen voor deze leerling naar dit factuuradres geadresseerd worden. 

2. Een bedrijf stuurt meerdere leerlingen naar de rijschool

Wanneer u een bedrijf als klant heeft die meerdere leerlingen naar uw rijschool stuurt, bijvoorbeeld voor de BE/C opleidingen, dan is het verstandig om dit bedrijf aan te maken in het menu Bedrijven en vervolgens de leerlingen aan dit bedrijf te koppelen.
In dit geval gaan de facturen voor de leerling naar het bedrijf, maar werkt de planning net zoals bij een gewone (niet aan een bedrijf gekoppelde) leerling.

2.1 Een bedrijf toevoegen

Doorloop de volgende stappen om een bedrijf correct aan te maken en te factureren.

1. Ga naar het menu 'Bedrijven' en klik hier op de knop 'Toevoegen'
2. Vul de bedrijfsgegeven in en druk op 'Toevoegen'. U kunt nu in een nieuwe pagina waarin u de gegevens van het bedrijf kunt aanvullen.
3. Vul alle gegevens die bij u bekent zijn in in het kader 'Contactgegevens'
4. Druk op 'Opslaan' om de ingevoerde contactgegevens op te slaan

Voeg nu een 'factuuradres' toe aan het bedrijf. Naar dit adres worden facturen per post en per e-mail geadresseerd. 

2.2 Een contactpersoon koppelen aan een bedrijf

Met behulp van een contactpersoon kunt u een specifiek toewijzen die de facturen ontvangt als u deze e-mailt naar het bedrijf. Zo kunt u bijvoorbeeld de facturen specifiek naar contactpersoon Henk de Vries met e-mailadres administratie@dation.nl sturen in plaats naar het algemene info-adres van het bedrijf.

Doorloop de volgende stappen om een contactpersoon aan te maken bij een bedrijf:

1. Klik bij het betreffende bedrijf in het tabblad 'Gegevens' in het kader 'Contactpersonen' op de + om een contactpersoon toe te voegen. Er opent nu een popup.
2. Vul de persoons- en contactgegevens in van het contactpersoon
3. Vul het e-mailadres in van het contactpersoon
4. Vink aan welke type contactpersoon dit is:
   1. Planning e-mails: De contactpersoon krijgt planbevestigingen van cursussen uit de module Nascholing
   2. Financiële e-mails: De contactpersoon krijgt facturen die per e-mail naar dit bedrijf worden verzonden en krijgt betaalbevestiging binnen
   3. Bedrijfsportaal toegang: Toegang tot de API voor het bedrijvenportaal (optioneel en enkel beschikbaar in module Nascholing)

2.3 Leerling koppelen aan een bedrijf

Het is noodzakelijk om leerlingen die via een bedrijf komen te koppelen aan het betreffende bedrijf, zodat de facturen aan dit bedrijf gericht worden. 

Doorloop de volgende stappen om een leerling aan een bedrijf te koppelen:

1. Maak de leerling aan in Dation, maar koppel nog geen lespakket aan de leerling
2. Ga naar het betreffende Bedrijf en klik bij het bedrijf op het tabblad 'Leerlingen'
3. Klik op de knop 'Leerling koppelen' en type in de popup een deel van de naam van de leerling die wilt koppelen. Selecteer de leerling en klik op 'Koppelen'.

De leerling is nu gekoppeld aan het bedrijf en zichtbaar bij het bedrijf in het tabblad 'Leerlingen'.

2.4 Instellen naar wie de factuur moet ontvangen

U kunt nu een lespakket koppelen aan de leerling. Dit doet bij de leerling in zijn tabblad 'Persoonlijk'. Onderaan vindt u de knop 'Cursus toevoegen'. Hiermee opent een popup waarin u kunt kiezen welk pakket u wilt koppelen aan de leerling. Hierin kunt u ook instellen of u wilt dat de factuur voor dit pakket via de leerling zelf (het factuuradres van de leerling zelf) of via het bedrijf waaraan de leerling is gekoppeld moet verlopen. 

FAQ - Naar wie wordt de bedrijfsfactuur verzonden?

De volgende regels kunt u aanhouden om te bepalen naar aan wie de factuur wordt geadresseerd en wie de facturen per e-mail ontvangt:

• Print facturen
  • Geprinte factuur gaan altijd naar het adres dat is ingesteld als 'Factuuradres' bij het bedrijf en ter attentie van de persoon/afdeling die is ingesteld in het 'Factuuradres' bij het bedrijf. 
• E-mail facturen
  • Is er een contactpersoon die is aangevinkt voor ontvangt van 'Financiële e-mails? Dan wordt de factuur naar deze contactpersoon verzonden (let op: het adres op de factuur is nog wel steeds die van het bedrijf, zoals ingesteld in het 'factuuradres' van het bedrijf').
  • Is er geen contactpersoon die is aangevinkt voor ontvangt van 'Financiële e-mails? Dan wordt de factuur verzonden naar het e-mailadres dat is ingevuld bij het bedrijf in het kader 'Contactgegevens' (let op: het adres op de factuur is nog wel steeds die van het bedrijf, zoals ingesteld in het 'factuuradres' van het bedrijf').