Crediteren van een volledig pakket

Het kan voorkomen dat u een pakket heeft gekoppeld en gefactureerd aan een leerling, maar de leerling toch besluit om niet te gaan beginnen (of om een ander lespakket af te nemen). Om dit financieel correct te verwerken is het zaak om de verstuurde factuur voor het lespakket te crediteren, zodat het financiële saldo en het lestegoed weer op 0 komen te staan in uw administratie. 

Is de factuur voor het pakket nog niet verzonden, verwijder dan de conceptfactuur en verwijder het lespakket bij de leerling.

Is de factuur voor het pakket wel verzonden, doorloop dan onderstaande stappen om de factuur te crediteren.

1. Crediteer de pakkettegoeden

Ga bij de betreffende leerling naar het tabblad voor het lespakket en verwijder de lestegoeden van alle pakketonderdelen via de '-' knop ‘Tegoed crediteren’. Na het klikken op de '-' knop verschijnt een pop-up waarin u het gewenste aantal 'te crediteren' kunt invullen. Dit wordt automatisch tegen de juiste prijs op een conceptfactuur gecrediteerd. 

2. Crediteer de producten die in het pakket zitten

Open het betreffende lespakket in Beheer (via de link in het tabblad van het pakket).

U krijgt nu de Beheer pagina van het betreffende lespakket te zien. Hierin kunt u zien welke producten er in de pakketprijs zijn opgenomen.

Open nu de conceptfactuur die u in stap 1 van dit artikel heeft aangemaakt en crediteer hier de producten uit het lespakket op via onderstaande stappen:

TIP: Als u met uw rechtermuisknop op ‘Leerlingen’ klikt aan de linkerkant van uw Dashboard, krijgt u de mogelijkheid om het Leerlingen menu in een nieuw tabblad of in een nieuw venster te openen. U kunt dan de factuur en de pakketgegevens naast elkaar openen.

1. Klik op de conceptfactuur op de knop ‘Factuurregel toevoegen’
2. Kies in het ‘Product’ veld het product dat u wilt crediteren
3. Vul in het ‘Stuks’ veld -1 (of het aantal dat in het lespakket zit) en druk op toevoegen
   1. Indien de prijs niet overeenkomt met de prijs in het lespakket, bewerk dan de factuurregel voor dit product zodat de prijs klopt.
4. Het product is nu gecrediteerd. 

Herhaal deze stappen in 'Stap 2' voor elk product dat tegoed is in het lespakket

TIP: Bestaat het product niet in de lijst met producten, kies dan de optie 'Geen item, eigen omschrijving' en en vul vervolgens zelf een naam, prijs, btw-tarief en grootboeknummer voor in. 
Let op dat u het aantal negatief invult en de prijs positief!

3. Crediteer de pakketkorting

In het Beheerscherm van hetles pakket ziet u ook welke pakketkorting er in dit lespakket is verwerkt. Dit ziet u onderaan ‘Pakketonderdelen’ overzicht van het lespakket:

1. Open de conceptfactuur die in de bovenstaande stappen is aangemaakt
2. Klik op ‘Factuurregel toevoegen’
3. Kies in het ‘Product’ veld voor de optie ‘Geen product, regel met eigen omschrijving’
4. Vul in het ‘Omschrijving’ veld de tekst ‘Correctie pakketkorting’ in
5. Pas de grootboekrekening en het BTW percentage aan naar de juiste waarden.
6. Vul in het ‘Stuks’ veld 1 (positief) in en vul het bedrag in dat als pakketkorting wordt gegeven.
7. Het ingevulde bedrag wordt opgeteld bij de credit factuur.

4. Afronden creditfactuur

U heeft nu alle inplanbare pakketonderdelen, alle producten en de pakketkorting gecrediteerd. U heeft nu een conceptfactuur waarop het volledige bedrag dat voor het pakket was berekend, wordt gecrediteerd.

U kunt deze factuur naar de leerling sturen. Wilt u dit niet, dan kunt u de factuur printen. De factuur krijgt dan wel een factuurnummer (en gaat mee in de boekhoudkoppeling en BTW berekening), maar wordt niet naar de leerling gestuurd.

5. De facturen op status 'Betaald 'zetten

Zowel de factuur waarop het pakket wordt gefactureerd als de factuur waarop het pakket wordt gecrediteerd, hebben nu de status ‘Verstuurd’. Zodra de ingestelde betalingstermijn is verlopen, zullen beide facturen de status ‘Verlopen’ krijgen. Als u zoekt naar facturen die herinnerd moeten worden, zullen deze facturen ook naar voren komen.
Om dit te voorkomen kunt u op beide facturen een betaling toevoegen, zodat de originele factuur en de gecrediteerde factuur beide de status 'Betaald' krijgen en verdwijnen uit uw openstaande facturenlijst.

Doorloop hiervoor onderstaande stappen:

1. Open de oorspronkelijke factuur waarop het pakket gefactureerd is (door in het Financieel tabblad van de leerling op het icoon  achter de factuur te klikken)
2. Klik op de knop ‘Betaling toevoegen’
3. Het volledige factuurbedrag, de naam van de leerling en de tegenpartij (Rijschool kas) worden automatisch ingevuld.
4. Pas eventueel de omschrijving aan
5. Klik op ‘Toevoegen’

De oorspronkelijke factuur heeft nu de status ‘Betaald’

6. Open de factuur waarop het pakket gecrediteerd wordt (door in het Financieel tabblad van de leerling op het icoon  achter de factuur te klikken)
7. Klik op de knop ‘Betaling toevoegen’
8. Het volledige factuurbedrag wordt nu ook automatisch ingevuld, maar dit is een negatief bedrag. Haal de – voor het bedrag weg om het bedrag positief te maken.
9. Verander de ‘Van’ partij naar ‘Rijschool kas’
10. Verander de ‘Tegenpartij’ naar ‘Leerling’
11. Er verschijnt nu een leeg veld onder het ‘Tegenpartij’ veld. Vul hier de naam van de leerling in en selecteer de leerling (deze verschijnt in een menu onder het lege veld).
12. Klik op ‘Toevoegen’