Hoe wijzig ik de inhoud van een RTF-sjabloon?

RTF-sjablonen zijn sjablonen die u kunt gebruiken om oproepkaarten, brieven of uitnodigingen te printen. De sjablonen bevatten ‘keywords’ die ervoor zorgen dat bepaalde informatie automatisch wordt ingevuld.

Bijvoorbeeld: Het keyword [VOORNAAM] vult automatisch de voornaam in die in Dation is ingesteld. Zo kunt u de documenten gemakkelijk personaliseren zonder dat u handmatig alle gegevens hoeft in te vullen op de brief.

Om uw RTF-sjablonen te wijzigen volgt u de volgende stappen:

1. Klik in het menu 'Beheer' op de knop ‘RTF-sjablonen’. U krijgt nu een lijst te zien van al uw RTF-sjablonen.
2. Download het sjabloon dat u wilt wijzigen door achter dit sjabloon op de Download knop te klikken:
3. Het huidige sjabloon wordt nu gedownload. Het bestand opent in Word format.
4. Maak de gewenste wijzigingen en sla het nieuwe bestand op op uw computer
5. Verwijder het oorspronkelijke sjabloon uit uw lijst met RTF-sjablonen door achter het sjabloon op de Verwijderen knop te klikken:
6. Klik onder de lijst met RTF-sjablonen op de ‘Toevoegen’ knop. Er opent nu een pop-up:

In deze pop-up vult u het volgende in: 

1. Positie: Dit is de plek die het nieuwe sjabloon krijgt in de lijst met sjablonen. Vult u hier 1 in, dan komt het sjabloon helemaal bovenaan de selectielijst te staan.
2. Naam: Vul hier de naam van het sjabloon in. Dit is wat u te zien krijgt in de selectielijst als u een sjabloon selecteert.
3. Type: Hier geeft u aan om wat voor sjabloon het gaat (een factuursjabloon, een sjabloon voor een presentielijst, een sjabloon met cursusinformatie, een brief voor uw leerlingen, etc.)
4. Afgeschermd: Vink dit aan als het sjabloon alleen door een beheerder gebruikt mag worden. Instructeurs of administratief medewerkers kunnen het sjabloon niet selecteren als deze optie is aangevinkt.
5. Bestand: U klikt hier op de knop ‘Bestand selecteren’ om het nieuwe sjabloon te uploaden in Dation. Als u op deze knop klikt kunt u het bestand selecteren dat u eerder had opgeslagen op uw computer
6. Administratie: Deze optie is alleen van toepassing als u binnen uw Dation Dashboard omgeving gebruik maakt van meerdere administraties. In dat geval kunt u hier kiezen voor welke administratie het nieuwe sjabloon gebruikt kan worden.
7. Klik op Toevoegen om het nieuwe sjabloon op te slaan.

Het sjabloon is nu opgeslagen en klaar voor gebruik.