Help, mijn leerling stopt!

Gewijzigd op Do, 12 Mei, 2022 om 3:06 PM

Helaas kan het gebeuren dat een leerling besluit zijn/haar lespakket niet af te maken. In dit stappenplan leggen we uit hoe u dit kunt verwerken zodat er geen openstaande tegoeden of een openstaand saldo overblijft.

De eerste stap is het crediteren van het pakket.

Er zijn verschillende scenario’s:

1 - De factuur voor het pakket is nog niet verstuurd en er zijn nog geen lessen ingepland:

In dit geval kunt u de conceptfactuur verwijderen:

De conceptfactuur is nu verwijderd. U kunt nu de cursus loskoppelen van de leerling:

Ga naar het cursus tabblad dat aan de leerling is gekoppeld
Scroll helemaal naar beneden en klik op de ‘Cursus verwijderen’ knop

De cursus wordt nu verwijderd.

Nu kunt u de leerling verwijderen of archiveren. Als u de leerling archiveert verdwijnt deze uit de Leerlingen lijst, maar blijven de gegevens wel behouden. Verwijdert u de leerling dan worden alle gegevens van de leerling uit het systeem verwijderd.

2 - Er is een factuur verstuurd naar de leerling, de leerling heeft nog geen lessen gevolgd:

In dit geval kunnen we de factuur niet meer verwijderen. De factuur moet daarom gecrediteerd worden. Dit doet u door de volgende stappen te volgen:

2.1 - Verwijder eventuele toekomstige lessen uit de agenda:

Zijn er voor de toekomst al lessen gepland, dat moeten deze lessen uit de agenda worden verwijderd:

U doet dit door in het geplande agendablok op de knop

te drukken.

Zijn er meerdere lessen gepland dan kunt u de lessen ook vanuit het cursus tabblad van de leerling verwijderen, door in het cursusoverzicht op de prullenbakjes achter de afspraken te klikken:

2.2 - Crediteer de tegoeden

Ga naar bij de leerling naar het tabblad voor het betreffende lespakket en verwijder de lestegoeden van alle pakketonderdelen via de knop ‘Tegoed crediteren’

2.3 - Crediteer de producten

Open het betreffende lespakket in Instellingen (via de link in het tabblad van het pakket):

U krijgt nu de pagina van het betreffende pakket te zien. Hier ziet u of er ook nog producten in het pakket zijn inbegrepen die u niet ziet in de cursusstatistieken:

Open de conceptfactuur waarop de inplanbare pakketonderdelen zojuist in mindering zijn gebracht

TIP: Als u met uw rechtermuisknop op ‘Leerlingen’ klikt aan de linkerkant van uw Dashboard, krijgt u de mogelijkheid om het Leerlingen menu in een nieuw tabblad of in een nieuw venster te openen. U kunt dan de leerling gegevens en de pakketgegevens naast elkaar openen.

TIP: Moet u vaak hetzelfde product crediteren, dan kunt er ook voor kiezen om hiervoor een product aan te maken. U hoeft dan in het ‘Product’ veld niet meer de optie ‘Geen product, regel met eigen omschrijving’ te selecteren en handmatig alle gegevens in te vullen. Heeft u een product aangemaakt dan kunt u het betreffende product selecteren in de Producten lijst bij het toevoegen van een factuurregel. De grootboekrekening, het BTW percentage en het bedrag worden dan automatisch ingevuld. U hoeft dan alleen nog maar -1 in te vullen in het ‘Stuks’ veld.

2.4 - Crediteer de pakketkorting

In de instelling van het pakket (dat u te zien krijgt door op de link in het tabblad van het pakket te klikken), ziet u ook welke pakketkorting gegeven wordt. Dit ziet u onderaan ‘Pakketonderdelen’ overzicht:

Open weer de conceptfactuur waarop het pakket gecrediteerd wordt
Klik op ‘Factuurregel toevoegen’
Kies in het ‘Product’ veld voor de optie ‘Geen product, regel met eigen omschrijving’
Vul in het ‘Omschrijving’ veld de tekst ‘Correctie pakketkorting’ in
Pas de grootboekrekening en het BTW percentage aan naar de juiste opties.
Vul in het ‘Stuks’ veld 1 (positief) in en vul het bedrag in dat als pakketkorting wordt gegeven.
Het ingevulde bedrag wordt opgeteld bij de credit factuur.

U heeft nu alle inplanbare onderdelen, alle producten en de pakketkorting gecrediteerd. U heeft nu een conceptfactuur waarop het volledige bedrag dat voor het pakket was berekend, wordt gecrediteerd.

U kunt deze factuur naar de leerling sturen. Wilt u dit niet, dan kunt u de factuur alleen printen. De factuur krijgt dan wel een factuurnummer, maar wordt niet naar de leerling gestuurd.

2.5 - Zet beide facturen op ‘Betaald’

1 - De leerling heeft de oorspronkelijke factuur al betaald.

Er moet nu een bedrag worden teruggestort. Deze terugbetaling kunt u toevoegen aan de factuur:

Open de factuur waarop de creditregel is toegevoegd
Klik op de knop 'Betaling toevoegen' op deze factuur. Er opent een pop-up om de betaling toe te voegen
Laat de datum en tijd staan zoals deze nu staan
Vul het bedrag in dat u gaat terugbetalen aan de leerling
Vul bij 'Van' in vanaf welke post u het lesgeld gaat betalen (Rijschool bank / Rijschool Kas)
Vul bij 'Tegenpartij' de 'Leerling' in en de naam van de leerling
Vul bij 'Omschrijving' een duidelijke omschrijving in voor deze betaling
Druk op 'Toevoegen' om de betaling toe te voegen
Verstuur de factuur naar de leerling als u dit nog niet gedaan heeft.

2 - De leerling heeft de oorspronkelijke factuur nog niet betaald:

Zowel de factuur waarop het pakket wordt gefactureerd als de factuur waarop het pakket wordt gecrediteerd, hebben nu de status ‘Verstuurd’. Zodra de ingestelde betalingstermijn is verlopen, zullen beide facturen de status ‘Verlopen’ krijgen. Als u zoekt naar facturen die herinnerd moeten worden, zullen deze facturen ook naar voren komen.

Om dit te voorkomen kunt u op beide facturen een betaling toevoegen:

De oorspronkelijke factuur heeft nu de status ‘Betaald’

De creditfactuur staat u ook op ‘Betaald’.

3 - Er is een factuur verstuurd, de leerling heeft al lessen gevolgd:

In dit geval heeft de leerling niet meer alle rijlessen tegoed. De leerling heeft lessen gevolgd en zal dus een bedrag moeten betalen.

U kunt de resterende tegoeden van de leerling crediteren. Ook de pakketkorting en eventuele niet-inplanbare pakketonderdelen kunnen worden gecrediteerd. Hiervoor kunt u de stappen volgen die staan uitgelegd in het hoofdstuk 2: ‘De factuur is al verstuurd naar de leerling, maar de leerling heeft nog geen lessen gevolgd’.

Er wordt nu een credit factuur aangemaakt die niet het hele bedrag van de oorspronkelijke factuur crediteert, maar een gedeelte hiervan. Het verschil dat overblijft, is de waarde van de lessen die de leerling al heeft gevolgd.

Wilt u dit bedrag aanpassen (omdat bijvoorbeeld een korting vervalt omdat de leerling vroegtijdig stopt) dan kunt u de credit factuur aanpassen door een korting of toeslag toe te voegen:

Open de conceptfactuur waarop het pakket gecrediteerd wordt
Klik op ‘Factuurregel toevoegen’
Kies in het ‘Product’ veld voor de optie ‘Geen product, regel met eigen omschrijving’
Vul in het ‘Omschrijving’ veld een passende tekst in (deze tekst wordt op de factuur weergegeven). Bijvoorbeeld ‘Vervallen korting vanwege vroegtijdig stoppen van de opleiding’.
Pas de grootboekrekening en het BTW percentage aan naar de juiste opties.
Vul in het ‘Stuks’ veld 1 (positief) in en vul het bedrag in dat u wilt toevoegen of in mindering wilt brengen.
Klik op ‘Toevoegen’

Het factuurbedrag wordt nu aangepast.

De creditfactuur verwerken

1 -De leerling heeft de oorspronkelijke factuur al betaald.

Er moet nu een bedrag worden teruggestort. Deze terugbetaling kunt u toevoegen aan de factuur:

Open de factuur waarop de creditregel is toegevoegd
Klik op de knop 'Betaling toevoegen' op deze factuur. Er opent een pop-up om de betaling toe te voegen
Laat de datum en tijd staan zoals deze nu staan
Vul het bedrag in dat u gaat terugbetalen aan de leerling
Vul bij 'Van' in vanaf welke post u het lesgeld gaat betalen (Rijschool bank / Rijschool Kas)
Vul bij 'Tegenpartij' de 'Leerling' in en de naam van de leerling
Vul bij 'Omschrijving' een duidelijke omschrijving in voor deze betaling
Druk op 'Toevoegen' om de betaling toe te voegen
Verstuur de factuur naar de leerling als u dit nog niet gedaan heeft.

2 - De leerling heeft de oorspronkelijke factuur nog niet betaald:

De oorspronkelijke factuur die naar de leerling is gestuurd, is nog niet betaald. Deze factuur hoeft ook niet volledig betaald te worden, want er is een gedeelte van de factuur gecrediteerd.

Dit kunt u op de volgende manier verwerken:

Eerst voeren we een betaling in op de oorspronkelijke factuur:

Let op: het bedrag moet wel positief zijn. Als er een credit factuur van bijvoorbeeld -500 euro is aangemaakt, dan vult u bij de betaling ‘500’ in en niet ‘-500’.

Pas eventueel de omschrijving aan
Klik op ‘Toevoegen’

Nu voeren we een betaling in op de credit factuur:

De creditfactuur staat nu op ‘Betaald’.

Voor de oorspronkelijke factuur staat nu nog een bedrag open. Dit is het bedrag dat de leerling nog moet betalen. U kunt de oorspronkelijke factuur eventueel nogmaals naar de leerling sturen. Op de factuur wordt dan de betaling die u zojuist heeft ingevoerd vermeld, zodat onderaan de factuur alleen nog het resterende bedrag staat dat de leerling nog moet voldoen.

4 - Het pakket van de leerling wordt in termijnen gefactureerd:

Veel rijscholen bieden pakketten aan die in termijnen worden gefactureerd. Er wordt steeds na een X aantal lessen een percentage van het pakket gefactureerd.

Stopt een leerling met de opleiding voordat alle termijnen van het pakket zijn gefactureerd, dan moet eerst het hele pakket gefactureerd worden zodat het hele pakket ook gecrediteerd kan worden.

Kijk hiervoor eerst in de cursus wanneer de laatste termijn van het pakket wordt gefactureerd.:

U komt nu in de Beheer pagina van het betreffende pakket. Hier leest u onderaan de pagina na welk aantal lessen de laatste termijn wordt gefactureerd.

In dit voorbeeld wordt de laatste termijn van het pakket na 30 uur rijles gefactureerd.

Klik op Externe afspraken bewerken
Vul vervolgens het formulier zo in, dat de laatste termijn wordt gefactureerd. (Zoals afgelezen in de Beheer pagina van de cursus)
Klik vervolgens onderaan het cursus tabblad op de knop ‘Zet cursus op factuur’
Er wordt nu een factuur aangemaakt voor het resterende gedeelte van het pakket.
Ga terug naar het cursus tabblad van de leerling en klik nogmaals op ‘Externe afspraken bewerken’
Verander het aantal extern gevolgde rijlessen weer naar 0
Klik op Opslaan
Nu kan het hele pakket worden gecrediteerd, zie hiervoor de instructies in het hoofdstuk dat van toepassing is (‘Er is een factuur verstuurd naar de leerling, de leerling heeft nog geen lessen gevolgd’ of ‘Er is een factuur verstuurd, de leerling heeft al lessen gevolgd’)

Let op: Er zijn nu waarschijnlijk meerdere facturen waarop een bedrag wordt gefactureerd en er is 1 factuur waarop een bedrag wordt gecrediteerd. In de hoofdstukken hierboven wordt uitgelegd hoe u de credit factuur kunt verwerken (door op de oorspronkelijke factuur en op de credit factuur een betaling toe te voegen).

U kunt deze instructies nog steeds volgen, alleen moet het bedrag voor de oorspronkelijke factuur worden gesplitst over de 2 facturen waarop het pakket gefactureerd wordt.

Bijvoorbeeld:

Een pakket kost 1000 euro.

De eerste termijn was al gefactureerd, deze factuur bedroeg 250 euro. Deze factuur is al naar de leerling gestuurd.

U factureert nu via de bovenstaande uitleg de rest van het pakket. Er wordt een nieuwe factuur aangemaakt van 750 euro.

U crediteert het pakket. Er staat nu een credit factuur van -1000 euro.

Op de eerste factuur vult u nu een betaling in van 250 euro en op de tweede factuur voert u een betaling van 750 euro in. Op de credit factuur registreert u in één keer een terugbetaling van 1000 euro.

Tot slot:

Is het pakket gecrediteerd en zijn de benodigde betalingen toegevoegd, dan kunnen de volgende handelingen worden uitgevoerd:

Rond de cursus af:

U kunt nu de cursus van de leerling afronden. Dit doet u door in de cursus een ‘Afgerond’ datum in te vullen:

Ga naar de betreffende leerling van wie u een cursus wilt afronden
Klik op het tabblad van de betreffende cursus
Vul in het veld 'Datum afgerond' de datum in waarop u de cursus wilt afronden.
Druk op de knop 'Opslaan' om de afronddatum op te slaan

Belangrijk om te weten

Wanneer de leerling nog een saldo open heeft staan op een factuur voor deze cursus krijgt u een waarschuwing zodra u probeert de cursus af te ronden. U mag het pakket wel afronden, maar controleer altijd direct na het afronden de status van de openstaande factuur(en) voor deze cursus en onderneem actie waar nodig.
Zodra het pakket een 'Datum afgerond' bevat kunt u niet meer plannen vanuit deze cursus, ook niet als de 'Datum afgerond' in de toekomst ligt.
De leerling krijgt geen meldingen over het invullen van een 'Datum afgerond'.

Archiveer de leerling

Als de cursus is afgerond, kunt u de leerling archiveren via het Persoonlijk tabblad van de leerling. Omdat er een factuur naar de leerling is gestuurd, kunt u de leerling niet meer verwijderen.