Crediteren van een factuurregel

Het is mogelijk om onderdelen vanuit een verzonden factuur te crediteren. Dit is mogelijk voor de volgende typen factuurregels:

• Rijles en theorieles

• Toetsen, examen en praktijkexamens

• Producten

• Handmatige factuurregels met een 'eigen omschrijving'

Let op: factuurregels voor een lespakket (of termijn van een lespakket) en niet-inplanbare onderdelen uit pakketten zijn (nog) niet te crediteren via een crediteer-knop op de factuur. Pakketten kunnen wel gecrediteerd worden op de reeds bestaande manier (zie ook 'Crediteren van een volledig pakket').

Stap 1 - Onderdelen crediteren: 

Om een factuurregel te crediteren volgt u de volgende stappen:

Automatisch wordt in dit venster het aantal ingevuld dat de leerling nog tegoed heeft van dit onderdeel. In bovenstaand voorbeeld zijn er 30 lessen gefactureerd, maar als er op de – knop wordt gedrukt wordt automatisch 26 ingevuld. Dit betekent dat de leerling nog 26 van de 30 gefactureerde lessen tegoed heeft en u dus dit aantal (of een lager aantal aantal) kunt crediteren.

Tevens ziet u in dit venster of er een nieuwe conceptfactuur wordt aangemaakt voor de gecrediteerde onderdelen, of dat een reeds bestaande conceptfactuur wordt aangevuld.

Het is niet mogelijk om meer onderdelen te crediteren dan de leerling nog tegoed heeft; het is dus niet mogelijk om een negatief tegoed te creëren.

1. Pas (indien gewenst) het aantal uren of stuks aan.

2. Klik op Crediteren.

3. U krijgt nu een bevestiging dat het tegoed succesvol is gecrediteerd. Deze melding kunt u sluiten.

4. Het tegoed is nu gecrediteerd. Ga terug naar het Financieel tabblad van de leerling om de credit factuur te bekijken en te verzenden.

Stap 2 - De credit factuur verwerken:

Er zijn 2 mogelijkheden:

1 -De leerling heeft de oorspronkelijke factuur al betaald.

Er moet nu een bedrag worden terugbetaald aan de leerling. Deze terugbetaling kunt u toevoegen aan de creditfactuur, zodat deze op 'Betaald' komt te staan:

1. Open de factuur waarop de creditregel is toegevoegd

2. Klik op de knop 'Betaling toevoegen' op deze factuur. Er opent een pop-up om de betaling toe te voegen

3. Laat de datum en tijd staan zoals deze nu staan

4. Vul het bedrag in dat u gaat terugbetalen aan de leerling

5. Vul bij 'Van' in vanaf welke post u het lesgeld gaat betalen (Rijschool bank / Rijschool Kas)

6. Vul bij 'Tegenpartij' de 'Leerling' in en de naam van de leerling

7. Vul bij 'Omschrijving' een duidelijke omschrijving in voor deze betaling

8. Druk op 'Toevoegen' om de betaling toe te voegen

9. Verstuur de factuur naar de leerling als u dit nog niet gedaan heeft.

2 - De leerling heeft de oorspronkelijke factuur nog niet betaald:

De oorspronkelijke factuur die naar de leerling is gestuurd, is nog niet betaald. Deze factuur hoeft ook niet volledig betaald te worden, want er is een gedeelte van de factuur gecrediteerd. Dit kunt u op de volgende manier verwerken:

Eerst voeren we een betaling in op de oorspronkelijke factuur:

• Open de oorspronkelijke factuur waarop het pakket gefactureerd wordt (door in het Financieel tabblad van de leerling op het icoon achter de factuur te klikken.

• Klik op de knop ‘Betaling toevoegen’

• Het volledige factuurbedrag en de naam van de leerling worden automatisch goed ingevuld.

• Verander de tegenpartij naar ‘Externe Partij’

• Verander het bedrag naar het bedrag van de credit factuur.

Let op: het bedrag moet wel positief zijn. Als er een credit factuur van bijvoorbeeld -500 euro is aangemaakt, dan vult u bij de betaling ‘500’ in en niet ‘-500’.

• Pas eventueel de omschrijving aan

• Klik op ‘Toevoegen’

Het gecrediteerde bedrag wordt nu in mindering gebracht op het nog te betalen bedrag van de oorspronkelijke factuur. 

Nu voeren we een betaling in op de credit factuur:

• Open de factuur waarop het pakket gecrediteerd wordt (door in het Financieel tabblad van de leerling op het icoon achter de factuur te klikken.

• Klik op de knop ‘Betaling toevoegen’

• Het volledige factuurbedrag wordt nu ook automatisch ingevuld, maar dit is een negatief bedrag. Haal de – voor het bedrag weg om het bedrag positief te maken.

• Verander de ‘Van’ partij naar ‘Externe partij’.

• Verander de ‘Tegenpartij’ naar ‘Leerling’

• Er verschijnt nu een leeg veld onder het ‘Tegenpartij’ veld.
  Vul hier de naam van de leerling in.

• Pas eventueel de omschrijving aan

• Klik op ‘Toevoegen’

De creditfactuur staat nu op ‘Betaald’.