Het komt weleens voor dat een factuur al aangemaakt is, maar uiteindelijk toch niet betaald zal worden. Zo kan een leerling besluiten om niet te gaan beginnen of om een ander lespakket af te nemen. Om dit financieel correct te verwerken is het zaak om de verstuurde factuur voor het lespakket te crediteren. Hierdoor komt het financiële saldo en het lestegoed weer op 0 te staan in jouw administratie.

Is de factuur voor het pakket nog niet verzonden, verwijder dan de conceptfactuur en verwijder het lespakket bij de leerling.

Is de factuur voor het pakket wel verzonden, doorloop dan onderstaande stappen om de factuur te crediteren.

1. Ga in de menubalk naar 'Leerlingen'.

2. Selecteer de gewenste leerling.

3. Kies het gewenste pakket.

4. Klik op de min-knop (-) om tegoeden te crediteren.

5. Geef het aantal stuks dat je wilt crediteren aan en klik op de knop 'Crediteren'.

6. Open de bijbehorende conceptfactuur.

Tip: als je met de rechtermuisknop op ‘Leerlingen’ aan de linkerkant van jouw Dashboard klikt, dan krijg je de mogelijkheid om het leerlingenmenu in een nieuw tabblad of een nieuw venster te openen. Je kunt dan de factuur en de pakketgegevens naast elkaar openen.

7. Klik op de knop ‘Factuurregel toevoegen’.

8. Kies in het ‘Product’ veld het product dat je wilt crediteren.

9. Vul in het ‘Stuks’ veld -1 (of het aantal dat in het lespakket zit) en klik op 'Toevoegen'.

Let op: als de prijs niet overeenkomt met de prijs in het lespakket, bewerk dan de factuurregel voor dit product zodat de prijs klopt.

10. Herhaal de stappen 7, 8 en 9 voor elk product dat tegoed is in het lespakket.

Tip: bestaat het product niet in de lijst met producten, kies dan de optie 'Geen item, eigen omschrijving' en vul vervolgens zelf een naam, prijs, btw-tarief en grootboeknummer voor in.
Let op: dat je het aantal negatief invult en de prijs positief!

11. Controleer de pakketkorting in 'Beheer' door op de naam van het pakket te klikken.

Tip: je krijgt nu de beheerpagina van het betreffende lespakket te zien. Hierin zie je welke producten er in de pakketprijs zijn opgenomen.

Tip: de producten die in de pakketprijs zijn opgenomen zijn te herkennen doordat er geen 'Prijs buiten pakket' is ingevuld bij deze onderdelen.

Is er wel een korting doorgevoerd? Doorloop de stappen 12 tot en met 18.

Is er geen korting doorgevoerd? Ga dan verder naar stap 19.

12. Open opnieuw de conceptfactuur.

13. Klik op ‘Factuurregel toevoegen’.

14. Kies in het ‘Product’ veld voor de optie ‘Geen product, regel met eigen omschrijving’.

15. Vul in het ‘Omschrijving’ veld de tekst ‘Correctie pakketkorting’ in.

16. Pas de grootboekrekening en het btw-percentage aan naar de juiste waarden.

17. Vul in het ‘Stuks’ veld 1 (positief) in en vul het bedrag in dat als pakketkorting wordt gegeven.

18. Klik op 'Toevoegen'. Het ingevulde bedrag wordt opgeteld bij de credit factuur.

Nu je alle inplanbare pakketonderdelen, alle producten en de pakketkorting hebt gecrediteerd, heb je nu een conceptfactuur waarop het volledige bedrag dat voor het pakket was berekend gecrediteerd.

19. Stuur deze factuur naar de leerling of print indien gewenst de factuur uit. De factuur krijgt dan wel een factuurnummer (en gaat mee in de boekhoudkoppeling en btw-berekening), maar wordt niet naar de leerling gestuurd.

Zowel de factuur waarop het pakket wordt gefactureerd als de factuur waarop het pakket wordt gecrediteerd, hebben nu de status ‘Verstuurd’. Zodra de ingestelde betalingstermijn is verlopen, zullen beide facturen de status ‘Verlopen’ krijgen. 

Als je in het tabblad 'facturen' onder het kopje 'Financieel' zoekt naar facturen die herinnerd moeten worden, zullen deze facturen ook naar voren komen. Om dit te voorkomen kun je op beide facturen een betaling toevoegen, zodat de originele factuur en de gecrediteerde factuur beide de status 'Betaald' krijgen en verdwijnen uit jouw openstaande facturenlijst.

20. Open de oorspronkelijke factuur waarop het pakket gefactureerd.

21. Klik op de knop ‘Betaling toevoegen’

Tip: Het volledige factuurbedrag, de naam van de leerling en de tegenpartij (Rijschool kas) worden automatisch ingevuld. Pas eventueel de omschrijving aan.

23. Klik op ‘Toevoegen’ en de oorspronkelijke factuur heeft nu de status ‘Betaald’.

Lees ook: Creditfactuur aanmaken en verrekenen factuur.