Om een pakket te kunnen maken, zijn ten eerste pakketonderdelen nodig. Dit zijn de items die je in de agenda wilt kunnen inplannen. In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe je deze pakketonderdelen kunt aanmaken en beheren.

 

Pakketonderdelen aanmaken

 1. Ga naar ‘Beheer’ > ‘Pakketten’.


 

2. Klik op de knop ‘Pakketonderdelen beheren’.


Je komt nu in het scherm waarin de pakketonderdelen worden beheerd.

3. Kies de categorie waaraan je het pakketonderdeel wilt koppen en klik op de knop ‘Pakketonderdeel toevoegen’.

 

4. Vul de details in:

Naam: Hier voer je de naam in van het pakketonderdeel (bijvoorbeeld Rijles, Praktijkexamen, Theorie-examen, etc.)

 

Positie: Hier vul je het cijfer in op welke plek in de lijst het onderdeel moet worden weergegeven. Hiermee kun je de verschillende types rijlessen en examens bij elkaar zetten in de lijst.

 

Type: Hier vul je in wat voor pakketonderdeel je aanmaakt - Een les, een toets, een examen, een theorieles, een theorie-examen of een niet-inplanbaar onderdeel. Het type dat hier wordt geselecteerd bepaalt of en hoe het onderdeel in de agenda kan worden ingepland. Zo kan bijvoorbeeld een ‘Niet-inplanbaar’ onderdeel helemaal niet in de agenda worden ingepland.

 

Aantal minuten: Hier vul je in hoelang de les, toets of het examen duurt.

Handig! Maak je gebruik van de TOP-koppeling, dan kun je ook een CBR-code aan het pakketonderdeel koppelen als het een toets of een examen betreft.

 

Overlappende planning toestaan: Dit betekent dat je meerdere afspraken van dit type tegelijk in jouw agenda kan zetten.

Voorbeeld: Een leerling lest van 08:00 – 09:00 en een tweede leerling lest van 08:30 – 09:30. Dit kun je niet standaard in jouw agenda zetten. Door deze optie aan te vinken, kun je wel zo’n dubbele les in je agenda zetten. In het numerieke veld achter deze check box kun je aangeven hoeveel leerlingen je tegelijk wilt kunnen plannen.

 

Toon als intest/ proefles: Is het pakketonderdeel dat je aanmaakt een intest of een proefles? Dan kun je dit vinkje aanvinken. De les krijgt dan een specifiek label in de agenda zodat de proeflessen/ intesten in jouw agenda gemakkelijk kunnen worden herkend.

 

5. Als alle velden zijn ingevuld, klik je op ‘Toevoegen’.

 

Het pakketonderdeel is nu aangemaakt en kan worden toegevoegd aan een pakket.

Tip: Maak dus eerst álle pakketonderdelen aan voordat je een nieuw pakket aanmaakt.


 

Een nieuw pakket aanmaken

Nu je de pakketonderdelen hebt aangemaakt kun je het pakket aanmaken.

1. Klik op de knop ‘Pakket toevoegen’.

 

2. Vul de algemene pakket gegevens in

Pakketnaam: Hier vul je de naam van het pakket in.

Categorie: Hier selecteer je de categorie waarvoor het pakket bedoeld is.

Startdatum: Hier vul je in per wanneer u het pakket wilt kunnen gebruiken. Wil je het pakket meteen in gebruik nemen dan kun je dit veld leeg laten.

Einddatum: Hier vul je in tot wanneer je het pakket wilt kunnen gebruiken. Ook dit veld kunt je leeg laten als je geen einddatum voor het pakket voor ogen hebt.

Standaard vorderingenkaart: Hier kun je selecteren welke vorderingenkaart automatisch aan het pakket gekoppeld moet worden. Gebruik je geen vorderingenkaart dan kun je hier ‘(Geen)’ selecteren.

 

3. Klik op ‘Volgende’. Je bent nu in de lijst van pakketonderdelen. Deze lijst is nu nog leeg.

 

4. Klik op de knop ‘Onderdeel toevoegen’ om een pakketonderdeel toe te voegen aan het pakket.


5. Selecteer een pakketonderdeel in de drop-down.

Let op: Selecteer je een ‘praktijkles’ onderdeel (zoals rijles of simulatorles), dan krijg je de vraag of je het onderdeel in een tijdsgroep wilt plaatsen.

 

Klik je hier op ‘Ok’, dan worden de lessen per minuut berekend. Je stelt een prijs per uur in.

Plan je een les van 90 minuten in, dan wordt 1,5 keer de uurprijs berekend.

 

Klik je op ‘Annuleren’ dan worden de rijlessen per stuk berekend. Je stelt een prijs per stuk in. Deze prijs wordt voor elke agenda-afspraak berekend, het maakt niet uit of deze afspraak 1 uur of 4 uur duurt (deze optie raden we aan als indien je lessen geeft van 50 minuten).

 

Na het selecteren van het pakketonderdeel kom je in het scherm waar je de pakketonderdelen kunt instellen.

 

6. Handig! Bij rijlessen kun je aangeven of het onderdeel inplanbaar moet zijn via RijbewijsApp. Dit is van toepassing als leerlingen zelf lessen mogen plannen via RijbewijsApp. Alleen als deze check box is aangevinkt mag het onderdeel door de leerling zelf worden ingepland.

 

7. Bij ‘Tegoed’ geef je aan of het onderdeel automatisch in het pakket moet worden inbegrepen, of dat het extra gefactureerd moet worden als de leerling het item wil afnemen.

Voorbeeld: Je wilt een pakket maken waarin standaard 40 rijlessen zijn inbegrepen. In dat geval voer je bij het toevoegen van het onderdeel ‘Rijles’ in dat er 40 afspraken (of 40 uren) als ‘Tegoed’ in het pakket zitten.

 

8. Voer vervolgens een ‘Prijs binnen pakket’ en een ‘Prijs buiten pakket’ in. Je kunt dus instellen dat lessen binnen het pakket goedkoper zijn dan lessen die extra gefactureerd worden.

 

9.Selecteer bij beide prijzen ook het juiste btw-percentage en de juiste grootboekrekening.

Let op: In het geval van een toets of examen kunt u de prijs opsplitsen om de verschillende btw-percentages te kunnen instellen.

 

 

10.Stel de restricties in. Er zijn 3 restricties:

  • Een maximumaantal items dat binnen de cursus gepland mag worden – Dit is het maximaal aantal items dat in de agenda mag worden ingepland.
  • Een maximumaantal items dat in de toekomst mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items vooruit mogen worden gepland.
  • Een maximumaantal items dat onbetaald mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items u mag inplannen zonder dat er betaald wordt.
Op het moment dat een van deze restricties wordt overschreden, komt er een melding naar voren. 
Let op: Alléén beheerders en medewerkers die een specifiek recht hebben, mogen er dan voor kiezen om de afspraak toch in te plannen.

 

11. Als alle informatie is ingevuld, klik je op ‘Toevoegen’. Je kom automatisch terug in de lijst van pakketonderdelen die in het pakket zijn toegevoegd. In deze lijst staat het onderdeel dat je zojuist hebt toegevoegd.

 

12. Wil je meerdere onderdelen toevoegen, klik dan opnieuw op ‘Onderdeel toevoegen’ en herhaal de voorgaande stappen.


Let op: Je kunt alléén items inplannen die zijn ingesteld in het pakket. Is er bijvoorbeeld geen praktijkexamen ingesteld in een pakket, dan weet het systeem niet of dit item in het pakket zit, of dat er een bedrag voor moet worden berekend.


Omdat er ook geen verkoopprijs in het pakket is ingesteld, kan het systeem niet vaststellen wat er moet worden gefactureerd als het item in de agenda wordt ingepland. Je kunt het betreffende item daarom niet inplannen. Daarom is het belangrijk om óók pakketonderdelen die niet standaard in het pakket zijn inbegrepen, wel in te stellen, maar om het ‘Tegoed’ op 0 te zetten.

 

 

13. Onderaan de streep bij de ‘Pakketprijs’ zie je de optelsom van alle onderdelen waarvoor je een tegoed hebt ingesteld in het pakket. Dit is de prijs die voor het pakket wordt berekend als je het aan een leerling koppelt.

 

14. Wil je hier een korting op geven, dan kun je deze invullen in het ‘Korting’ veld:

Let op: Je hoeft geen minteken voor het kortingsbedrag te zetten. Het bedrag dat u hier invoert wordt automatisch in mindering gebracht op de pakketprijs.

Tip: Klik ook op de bewerken knop naast het korting veld om het correcte btw-percentage en grootboeknummer te selecteren.

 

15. Heb je alle onderdelen toegevoegd, klik dan in de lijst met pakketonderdelen op de ‘Volgende’ knop.


16. Je kunt nu eventueel instellen dat het pakket in termijnen moet worden gefactureerd. Stel in welk percentage of welk bedrag moet worden gefactureerd en wanneer elke termijn berekend moet worden. In het volgende voorbeeld wordt het pakket in 3 termijnen gefactureerd:

 

De eerste termijn wordt meteen gefactureerd, zodra de cursus aan de leerling wordt gekoppeld. De tweede termijn wordt na 10 rijlessen gefactureerd, de volgende termijn na 20 rijlessen.

Wil je het pakket in één keer factureren, dan stel je in dat 100% van het pakket meteen gefactureerd moet worden:

 

 

17. Klik op ‘Opslaan’. 

Het pakket is nu opgeslagen en klaar voor gebruik.