Versturen van een herinnering (1e, 2e en 3e herinnering)

Wanneer de debiteur niet binnen de door u gestelde betalingstermijn de factuur heeft voldaan, kunt u deze debiteur een herinnering voor de betreffende factuur versturen. U heeft de keuze om te werken met een 1e, 2e en / of 3e herinnering binnen uw debiteurenproces. Als u uw betalingstermijnen nog niet ingesteld heeft kunt u het beste het artikel 'Betalingstermijnen instellen' doornemen.

Een herinnering versturen

Om een herinnering te sturen gaat u altijd eerst op zoek naar de originele factuur en controleert u of deze verlopen is. U kunt hier een handig overzicht van oproepen door in het menu Financieel - Facturen te zoeken op alle 'Verlopen' facturen. Deze zoekopdracht toont alle facturen die niet binnen de ingestelde betalingstermijn zijn voldaan.

1. Ga naar menu Financieel - Facturen

2. Kies bij 'Soort datum' de optie 'Factuurdatum' en geef een periode in

3. Kies bij 'Huidige status' de optie 'Verlopen'

4. Druk op 'Zoeken'

Alle facturen die al verzonden zijn, maar die niet binnen de ingestelde betalingstermijn zijn betaald, worden getoond in het resultatenoverzicht.

Vervolgens kunt u één (of meerdere tegelijk) factuur een herinnering / aanmaning verzenden. Klik hiervoor op een factuur naar keuze en verstuur (print / mail) een volgende herinnering / aanmaning.

Tip: Is na de laatste herinnering nog steeds de factuur niet voldaan, dan kunt u een aanmaning verzenden. Bekijk hiervoor het artikel 'Versturen van een aanmaning'.

Automatisch herinneringen versturen

U kunt er voor kiezen om Dation automatisch een herinnering voor een openstaande factuur te laten versturen per e-mail. Indien de originele factuur niet binnen de betalingstermijn is betaald, zal Dashboard automatisch een herinnering e-mailen naar de debiteur.
De tekst van de e-mail en de inhoud van de PDF-factuur stelt u samen in het Beheer van uw Dashboard. Het e-mailsjabloon en PDF-sjabloon van het type 'Factuur (1e herinnering)' wordt gebruikt voor de automatische herinneringen.

Om automatische herinneringen in te schakelen, stelt u dit in via Beheer - Factuurinstellingen.

Let op! Dation verstuurt zowel de 1e herinnering als de 2e en 3e herinnering (indien actief) automatisch. Aanmaningen dient u altijd handmatig te verzenden.

Let op! Wanneer de e-mailnotificaties op 'Uit' staan bij een leerling, krijgt deze leerling geen automatische factuurherinneringen; er is immers ingesteld dat deze leerling geen automatische e-mailnotificaties ontvangt.