E-mail versturen naar alle ingeplande leerlingen

Om een e-mail te versturen naar alle leerlingen die in een specifieke periode een afspraak in de agenda hebben staan doorloop je onderstaande stappen.

Kies en periode en download de gegevens

1. Ga naar het menu Statistieken - Agenda. 

2. Kies een periode en selecteer van welke instructeur(s) je de agenda wilt downloaden.

3. Druk op de knop 'Download'. 

Je download nu een Excel-bestand met daarin alle gegevens van de leerlingen die een afspraak in de agenda hebben staan in de geselecteerde periode.

Optioneel: Maak een selectie in het Excelbestand

Je kunt er voor kiezen om een specifieke selectie te maken in het Excelbestand. Je doet dit door een 'Filter' toe te voegen in het Excelbestand.

Zo kun je bijvoorbeeld filteren op kolom 'A' en hier enkel de TTT en examen(s) tonen. Handig om snel een lijst te maken van alle toetsen en examens in de komende periode. 

Kopieer de e-mailadressen

In het Excelbestand staan in kolom 'O' de e-mailadressen van al je leerlingen. Selecteer de gehele kolom door op 'O' te klikken, klik op de rechter muisknop en vervolgens op Kopiëren.

Wil je ook de secundaire e-mailadressen informeren? Kopieer dan ook kolom 'P', hierin staan alle secundaire e-mailadressen van bv. de ouders van de leerling. 

Plak de E-mailadressen in je e-mailprogramma

Open je e-mailprogramma (bv Outlook of Gmail) en plak hier de e-mailadressen in het BCC-veld 

Let op: plak de e-mailadressen niet in de CC, maar in de BCC. Op deze manier krijgen leerlingen niet alle e-mail adressen van de andere leerlingen te zien.

Wil je naast de e-mailadressen ook de secundaire e-mailadressen kopiëren? Doe dit dan per kolom. Kopieer en plak eerst de e-mailadressen uit kolom 'O' en kopieer en plak daarna de e-mailadressen uit kolom 'P'. 

Tot slot, sommige e-mailprogramma’s staan niet toe om in 1x een e-mail naar honderden adressen te sturen. Kopieer in de dit geval de e-mailadressen per 100 stuks, dan gaat dit wel goed.