Werken met offertes

Het is mogelijk om via Dation een offerte te versturen naar een leerling. Een offerte krijgt geen factuurnummer, ook niet als de offerte wordt verzonden. Een offerte is handig om te gebruiken als u nog niet zeker weet of de leerling bij u gaat starten, maar de leerling al wel een specifieke prijsopgave wil ontvangen.

Offertes hebben geen invloed op financiële saldi en/of omzetrapporten. Een offerte toont wel een tegoed in het geoffreerde lespakket, maar u kunt pas plannen op dit tegoed zodra de offerte is omgezet naar een factuur.

Offerte maken en versturen

Om een offerte bij een leerling aan te maken en te versturen doorloopt u de volgende stappen

1. Ga naar de betreffende leerling en klik in zijn menu ‘Financieel’ op de knop ‘Offerte toevoegen’

   1. Let op: Er moet een cursus gekoppeld zijn aan de leerling om een offerte aan te maken

2. Er opent een pop-up met de leerling details waarin u op ‘Ok’ kunt drukken om door te gaan

3. Er verschijnt nu een pagina met een blanco offerte. Klik hier op de knop ‘Openen’ om de offerte te kunnen bewerken

   
   

4. Ga nu terug naar de cursus van de leerling en zet via de + / - knoppen de gewenste pakketonderdelen en aantallen op de offerte

   
   

5. Wilt u ook producten op de offerte zetten, open dan de offerte en voeg de producten via de knop ‘Factuurregel toevoegen’.

6. Verzend de factuur zodra deze compleet is door de te printen en/of te e-mailen. Gebruik altijd het offerte-sjabloon voor het verzenden

   
   

Offerte omzetten naar en factuur

Zodra de leerling akkoord is met de offerte is het van belang de offerte om te zetten naar een factuur, zodat er gepland kan worden vanuit de betreffende cursus en de leerling zijn factuur kan voldoen.

Zoeken op offertes

Zoeken op alle offertes in uw Dashboard kunt u doen via het menu ‘Financieel’ onder het tabblad ‘Offertes’.

U kunt hier aangeven of u wilt zoeken op ‘Aanmaakdatum’ of ‘Verzenddatum’ en u kunt een gewenste zoekperiode aangeven. Eventueel kunt u ook zoeken naar een bepaalde leerling, een bepaalde status, of de status van de leerling (actief of gearchiveerd).

Heeft u alles geselecteerd, dan haalt u de zoekresultaten op met de blauwe Zoeken knop en worden alle offertes die voldoen aan uw zoekopdracht aan u getoond.