Rechten: Factuurregels met 'eigen omschrijving' gebruiken

Het is mogelijk om een administratief medewerker en/of instructeur het recht te geven om factuurregels met een 'geen item, eigen omschrijving' toe te voegen. Dit kan in bijzondere scenario's handig zijn om snel een factuur samen te stellen, maar er hangt ook een risico aan.
Het risico van factuurregels met 'geen item, eigen omschrijving' is dat een medewerker vergeet het juiste grootboekrekening en/of BTW-tarief in te stellen en bovendien werkt dit wildgroei van diverse varianten op hetzelfde product in de hand.

Wat is een factuurregel 'Geen type, eigen omschrijving'?

Op elke factuur kunt u via de knop 'Factuurregel toevoegen' handmatig onderdelen factureren op de betreffende factuur. Wanneer u dit doet kunt u kiezen om een pakketonderdeel, een product of een 'geen item, eigen omschrijving' te factureren.
Een pakketonderdeel factureren heeft altijd invloed op het pakkettegoed van de betreffende leerling.

Een product staat in Beheer ingesteld en bevat daardoor altijd het juiste tarief, grootboekrekening en BTW-tarief.

De handmatige factuurregel van het type 'geen item, omschrijving' geeft de mogelijkheid om zelf een omschrijving voor de factuurregel in te typen en hier zelf een grootboekrekening en BTW-tarief voor te kiezen. Dit kan handig zijn in specifieke gevallen, maar is tevens erg risicovol. Immers, wanneer een medewerker vergeet de correcte grootboekrekening te selecteren zorgt dit voor fouten in de boekhouding. Ook hebben factuurregels van het type 'geen item, eigen omschrijving' geen invloed op lestegoeden van de leerling.

Hoe stel ik dit recht in voor mijn gebruiker(s)?

In het menu Beheer - Gebruikers kunt u per specifieke gebruiker aangeven of deze gebruiker wel of niet het recht heeft om factuurregels van het type 'geen item, eigen omschrijving' te gebruiken.

Ga naar ‘Beheer’ en klik op ‘Gebruikers’.

1. Klik op de op de gebruiker voor wie u dit recht wilt instellen

2. Op de pagina met de details van de gekozen gebruiker vinkt u het recht 'Factuurregels met eigen omschrijving gebruiken' aan of uit.

3. Druk op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan.

Let op: Dit recht staat standaard aan bij een administratief medewerker en uit bij instructeurs.