Automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen

Het is mogelijk om vanuit Dation automatisch herinneringen en aanmaningen te laten versturen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt instellen.

Alle instellingen voor het automatisch herinneren en aanmanen vind je in Beheer - Factuurinstellingen.

Activeren van automatische herinneringen en/of aanmaningen

Je kunt zelf kiezen of je de herinneringen en/of aanmaningen automatisch wilt laten versturen.

De optie staat standaard uit. Wil je de herinneringen en/of aanmaningen automatisch versturen, vink dan de optie ‘Herinneringen en/of aanmaningen automatisch versturen’ aan. Je kunt aangeven per wanneer je het automatische proces wilt laten starten. 

Het gewenste aantal herinneringen en aanmaningen

Je kunt in Dation instellen hoeveel herinneringen je wilt kunnen versturen voordat je een aanmaning verstuurt. Ook kan je instellen hoeveel aanmaningen je wilt kunnen versturen voordat je een factuur overdraagt aan een incassobureau:

1. Ga naar het kopje ‘Herinneringen en aanmaningen’

2. Hier stel je in hoeveel herinneringen en aanmaningen je wilt kunnen versturen:

Koppel de juiste e-mail en factuursjablonen

Je kunt zelf instellen welk e-mailsjabloon en welk factuursjabloon (PDF) worden verstuurd op het moment dat een factuur, herinnering of aanmaning verloopt. Je kan voor particuliere en zakelijke klanten verschillende sjablonen instellen.

Je kunt eenvoudig aanvinken welke herinneringen en aanmaningen je wilt gebruiken en welke bijbehorende sjablonen je wilt gebruiken. 

Betalingstermijnen

Stel in wat jouw betaaltermijnen zijn voor particulieren (leerlingen) en bedrijven. 

1. Ga naar het kopje ‘Betalingstermijnen’

2. Hier stel je per factuur, herinnering en aanmaning jouw betalingstermijn in.

Stel je een betalingstermijn in van 7 dagen, dan krijgt de leerling 7 dagen de tijd om de factuur te betalen vanaf het moment dat de factuur wordt geprint of gemaild.
Is er op de 8e dag nog geen betaling aan de factuur gekoppeld, dan wordt de eerste automatische herinnering verstuurd. Dit gebeurt automatisch in de nacht.

Als een herinnering/aanmaning niet verzonden kan worden

Kan een automatische herinnering of aanmaning niet verzonden worden, dan krijg je hiervan bericht. Dation maakt hiervoor een taak aan. Aan wie deze taak wordt gekoppeld stel je in bij Beheer - Taakvoorkeuren. 

In dit scherm kan je per type herinnering en aanmaning instellen aan welke gebruiker de taak moet worden gekoppeld: