Overzicht 1: Examens in Dation zonder aanvraag in TOP

In dit overzicht staan toetsen en examens die ingepland zijn in Dation, maar die niet zijn gekoppeld aan een capaciteit. Hierdoor is het niet mogelijk een aanvraag te doen in TOP. Klik op de inplannen knop en sla de afspraak op om vervolgens het examen te koppelen aan een capaciteit. Als je dit gedaan hebt, wordt het examen in TOP toegevoegd.

Overzicht 2: Te annuleren reserveringen in TOP

Als je een examen verwijdert uit Dation dan wordt de reservering in TOP geannuleerd. Mocht het annuleren van de reservering in TOP mislukken doordat TOP niet bereikbaar is dan komt het examen in dit overzicht te staan. Door op de knop “Reserveringen annuleren” te drukken worden de reserveringen alsnog uit TOP verwijderd. Het kan ook voorkomen dat je inloggegevens voor TOP verlopen zijn. Zorg ervoor dat deze correct staan ingesteld in Dation.

Overzicht 3: Niet ingediende aanvragen in TOP 

In dit overzicht staan examens die gepland zijn in Dation en die ook gekoppeld zijn aan een capaciteit, maar waarvoor de aanvraag in TOP niet kon worden ingediend. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Wanneer de reden bekend is wordt deze weergegeven per examen. Mogelijke oorzaken zijn:

• De leerling kan niet worden gevonden in TOP, omdat de leerling in Dation geen kandidaatsnummer heeft, en TOP ook de combinatie van Achternaam, (Officiële) Voornaam en geboortedatum niet herkent.

• Je inloggegevens voor TOP zijn niet correct. Zorg ervoor dat je TOP-inloggegevens correct zijn ingevoerd in Dation.
• De aanvraag is door TOP geweigerd. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je een aanvraag doet met een productcode die niet is toegestaan. Het kan zijn dat iemand een medisch traject moet volgen en de aanvraag voor product B-AA moet worden ingediend. Als je het examen hebt ingepland met productcode B, dan zal de aanvraag door TOP worden geweigerd. Klik in dit geval op de knop rechts om de productcode te wijzigen.
• Er bestaat al een aanvraag voor de betreffende categorie. Dit kan voorkomen als je in TOP een aanvraag hebt gedaan en nog niet hebt gesynchroniseerd naar Dation. We raden deze werkwijze echter af. Het is eenvoudiger om alleen in Dation te werken.

• TOP is niet bereikbaar, bijvoorbeeld wegens gepland onderhoud of door een storing.

Door op de knop 'Aanvragen indienen' te klikken zullen aanvragen opnieuw worden ingediend bij TOP. Dit is handig om te gebruiken in het geval TOP niet bereikbaar was, of nadat je je inloggegevens hebt bijgewerkt. Let goed op de reden waarom een aanvraag niet kon worden ingediend.

Overzicht 4: Ingediende, maar niet geaccepteerde aanvragen in TOP

In dit overzicht staan aanvragen voor examens die succesvol zijn ingediend, maar waar nog geen reservering kon worden gemaakt in TOP. De reden hiervoor is dat de leerling nog een actie moet uitvoeren, bijvoorbeeld de rijschoolmachtigingen of een gezondheidsverklaring invullen. Klik op de knop “Verversen” om de status uit TOP te verversen. Het kan zijn dat de leerling de actie nog niet heeft uitgevoerd, de leerling blijft dan in het overzicht staan. Als de leerling de actie wel heeft uitgevoerd en de aanvraag is geaccepteerd, dan wordt direct geprobeerd om de aanvraag te reserveren in TOP. De leerling verdwijnt dan uit dit overzicht.

Let op: Verversen is een actie die je regelmatig moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat inmiddels geaccepteerde aanvragen ook daadwerkelijk worden gereserveerd in TOP.

In dit overzicht staan aanvragen die geaccepteerd zijn, waar nog een reservering moet worden gedaan in TOP. Dit komt voor in het volgende geval: je hebt een examen in Dation gepland en de aanvraag is ingediend in TOP. De leerling moet nog een actie uitvoeren zodat de aanvraag wordt geaccepteerd. Als dit is gebeurd en er wordt een synchronisatie vanuit TOP uitgevoerd, wordt de status van de aanvraag in Dation bijgewerkt van Ingediend naar Geaccepteerd. De TOP-synchronisatie zorgt echter niet voor het automatisch reserveren van de aanvraag. Klik op de knop “Aanvragen reserveren” om ook deze aanvragen te reserveren in TOP.

Let op: als je eerst de ingediende aanvragen ververst voordat je een TOP-synchronisatie doet, zal deze actie niet nodig zijn. Je kunt er ook voor kiezen om deze actie uit te voeren nadat je een TOP-synchronisatie hebt gedaan. 

In dit overzicht staan aanvragen die handmatig zijn ingediend en geaccepteerd in TOP, maar waar nog geen reservering voor bestaat. Ook is er niets in Dation gepland. Via een TOP synchronisatie worden deze aanvragen in Dation toegevoegd. Omdat er een geaccepteerde aanvraag is, betekent het dat voor deze leerlingen een examen in Dation ingepland kan gaan worden.

TOP-logboek

Klik op de knop 'TOP logboek' om het logboek te openen. Hierin zijn alle acties terug te vinden die gedaan zijn met betrekking tot TOP. Dit zijn de synchronisaties vanuit TOP en de acties voor de planning die gedaan worden, dus het inplannen en verwijderen van leerlingen op een capaciteit. Terug te vinden is welke gebruiker in Dation de actie heeft uitgevoerd en wat er precies is gebeurd; van het indienen tot het reserveren van een aanvraag, voor welk moment, met welke instructeur en eventueel voertuig en de (CBR)locatie.

Zoeken in TOP-logboek

Standaard worden de examens voor de komende zes maanden getoond in de zoekresultaten. Je kunt zelf met behulp van diverse zoekfilters aanpassen welk overzicht je in de examenlijst wil zien. Hiervoor kun je de volgende zoekfilters gebruiken:

Goed om te weten: het filter 'Periode' is een vereiste, hiernaast kun je zoekfilters combineren om zo nog gedetailleerder door je examenlijst te zoeken. Gebruik de '+' knop of meer filters toe te voegen.