Pakketbeheer – Nieuw pakket maken

Wilt u een nieuw pakket gaan aanbieden, dan kunt u dit pakket zelf aanmaken. In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe u dit doet.

Voordat u een pakket kunt maken, is het belangrijk dat alle benodigde pakketonderdelen beschikbaar zijn. Meer hierover vindt u in het volgende stappenplan: ‘Pakketbeheer – Pakketonderdelen aanmaken’.

Een heel nieuw pakket maken

Wilt u zelf een heel nieuw pakket samenstellen, dan kunt u de volgende stappen doorlopen:

• Administratie: Maakt u gebruik van meerdere administraties, dan kunt u hier selecteren voor welke administratie het pakket beschikbaar moet zijn

• Pakketnaam: Hier vult u de naam van het pakket in

• Categorie: Hier selecteert u de categorie waarvoor het pakket bedoeld is.

• Startdatum: Hier vult u in per wanneer u het pakket wilt kunnen gebruiken. Wilt u het pakket meteen in gebruik nemen dan kunt u dit veld leeg laten

• Einddatum: Hier vult u in tot wanneer u het pakket wilt kunnen gebruiken. Ook dit veld kunt u leeg laten als u geen einddatum voor het pakket voor ogen heeft.

• Standaard vorderingenkaart: Hier kunt u selecteren welke vorderingenkaart automatisch aan het pakket gekoppeld moet worden. Gebruikt u geen vorderingenkaart dan kunt u hier ‘(Geen)’ selecteren.

1. Klik op ‘Volgende’

2. U komt nu in de lijst van pakketonderdelen. Deze lijst is nu nog leeg. Klik op de knop ‘Onderdeel toevoegen’ om een pakketonderdeel toe te voegen aan het pakket.

3. Selecteer een pakketonderdeel in de drop-down box.
   
   

Let op: Selecteert u een ‘praktijkles’ onderdeel (zoals rijles of simulatorles), dan krijgt u nu de vraag of u het onderdeel in een tijdsgroep wilt plaatsen. Klikt u hier op OK, dan worden de lessen per minuut berekend. U stelt een prijs per uur in. Plant u een les van 90 minuten in, dan wordt 1,5 keer de uurprijs berekend.

Klikt u op ‘Annuleren’ dan worden de rijlessen per stuk berekend. U stelt een prijs per stuk in. Deze prijs wordt voor elke agenda-afspraak berekend, het maakt niet uit of deze afspraak 1 uur of 4 uur duurt (deze optie raden we aan als u lessen geeft van 50 minuten).

1. Als u een onderdeel heeft geselecteerd, dan komt u in een scherm waar u de prijs van het onderdeel kan instellen. U kunt hier aangeven of het onderdeel automatisch in het pakket moet worden inbegrepen, of dat het extra gefactureerd moet worden als de leerling het item wil afnemen.

Bijvoorbeeld: U wilt een pakket maken waarin standaard 10 rijlessen en een praktijkexamen zijn inbegrepen. In dat geval voert u bij het toevoegen van het onderdeel ‘Rijles’ in dat er 10 afspraken (of 10 uren) als ‘Tegoed’ in het pakket zitten:

U kunt vervolgens een ‘Prijs binnen pakket’ en een ‘Prijs buiten pakket’ instellen. U kunt dus instellen dan lessen binnen het pakket goedkoper zijn dan lessen die extra gefactureerd worden:

Selecteer bij beide prijzen ook het juiste BTW percentage en de juiste grootboekrekening.

Let op: In het geval van een toets of examen kunt u de prijs opsplitsen om de verschillende BTW percentages te kunnen instellen:

Voegt u een rijles toe aan een pakket, dan heeft u onder de prijsinformatie de optie ‘Onderdelen die binnen de hoeveelheid tijd gebruikt kunnen worden’. Heeft u meerdere praktijkles pakketonderdelen van hetzelfde type (bijvoorbeeld een rijles van 60 minuten en een rijles van 90 minuten) dan kunt u deze aan elkaar koppelen. Als in een pakket bijvoorbeeld het onderdeel ‘Rijles (90 minuten)’ is inbegrepen maar u kiest bij het inplannen van een afspraak voor het onderdeel ‘Rijles (60 minuten)’, dan kunt u de leerling toch inplannen voor de rijles.

Bij rijlessen kunt u ook aangeven of een onderdeel inplanbaar moet zijn via RijbewijsApp.
Alleen als deze checkbox is aangevinkt mag het onderdeel door de leerling zelf worden ingepland.

Tot slot kunt u in dit scherm restricties instellen. Er zijn 3 restricties:

• Een maximumaantal items dat binnen de cursus gepland mag worden – Dit is het maximaal aantal items dat in de agenda mag worden ingepland.

• Een maximumaantal items dat in de toekomst mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items vooruit mogen worden gepland.

• Een maximumaantal items dat onbetaald mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items u mag inplannen zonder dat er betaald wordt.

Op het moment dat een van deze restricties wordt overschreden, komt er een melding naar voren. Alleen Beheerders en medewerkers die een specifiek recht hebben, mogen er dan voor kiezen om de afspraak toch in te plannen.

1. Als alle informatie is ingevuld, klikt u op ‘Toevoegen’

2. U komt nu terug in de lijst van pakketonderdelen die in het pakket zijn toegevoegd. In deze lijst staat nu het onderdeel dat u net heeft toegevoegd.

Wilt u meerdere onderdelen toevoegen, klik dan opnieuw op ‘Onderdeel toevoegen’ en herhaal de voorgaande stappen.

Let op: U kunt alleen items inplannen die zijn ingesteld in het pakket. Is er bijvoorbeeld geen Praktijkexamen ingesteld in een pakket, dan weet het systeem niet of dit item in het pakket zit, of dat er een bedrag voor moet worden berekend. Omdat er ook geen verkoopprijs in het pakket is ingesteld, kan het systeem niet vaststellen wat er moet worden gefactureerd als het item in de agenda wordt ingepland. U kunt het betreffende item daarom niet inplannen.

Het is daarom belangrijk om ook pakketonderdelen die niet standaard in het pakket zijn inbegrepen, wel in te stellen, maar om het ‘Tegoed’ op 0 te zetten:

1. Heeft u alle onderdelen ingesteld, dan ziet u onderaan de streep bij de ‘Pakketprijs’ de optelsom van alle onderdelen waarvoor u een tegoed heeft ingesteld in het pakket. Dit is de prijs die voor het pakket wordt berekend als u het aan een leerling koppelt.
   
   

Wilt u hier een korting op geven, dan kunt u deze invullen in het ‘Korting’ veld:

Let op: U hoeft geen min-teken voor het kortingsbedrag te zetten. Het bedrag dat u hier invoert wordt automatisch in mindering gebracht op de pakketprijs. Klik ook op de bewerken knop naast het korting veld om het correcte BTW percentage en grootboeknummer te selecteren.

1. Heeft u alle onderdelen toegevoegd dan klikt u in de lijst met pakketonderdelen op de ‘Volgende’ knop.

2. U kunt nu eventueel instellen dat het pakket in termijnen moet worden gefactureerd. U kunt hier instellen welk percentage of welk bedrag moet worden gefactureerd en wanneer elke termijn berekend moet worden. In het volgende voorbeeld wordt het pakket in 4 termijnen gefactureerd:

Alle termijnen bedragen 25% van de totale pakketprijs.

De eerste termijn wordt meteen gefactureerd, zodra de cursus aan de leerling wordt gekoppeld. De tweede termijn wordt na 10 rijlessen gefactureerd, de volgende termijn na 20 rijlessen, etc.

Wilt u het pakket in één keer factureren, dan stelt u in dat 100% van het pakket meteen gefactureerd moet worden:

1. Klik op ‘Volgende’

2. In de volgende stap berekend het systeem welk gedeelte van het pakket in elke termijn berekend moet worden. U hoeft alleen op de knop ‘Bereken termijninhoud’ te klikken.

3. Klik op Opslaan

Het pakket is nu opgeslagen en klaar voor gebruik.