Pakketbeheer – Pakketonderdeel toevoegen aan een bestaand pakket

Pakketbeheer – Pakketonderdeel toevoegen aan een bestaand pakket

In het pakket dat aan een leerling wordt gekoppeld, staat ingesteld wat in het pakket is inbegrepen en wat de prijs van een item is, binnen en buiten het pakket.

U kunt daarom alleen items inplannen die zijn ingesteld in het pakket dat u aan een leerling heeft gekoppeld. Is er bijvoorbeeld geen Praktijkexamen ingesteld in een pakket, dan weet het systeem niet of dit item in het pakket is of dat er een bedrag voor moet worden berekend. Omdat er ook geen verkoopprijs in het pakket is ingesteld, kan het systeem niet vaststellen wat er moet worden gefactureerd als het item in de agenda wordt ingepland. U kunt het betreffende item daarom niet inplannen.

Het kan voorkomen dat u een onderdeel wilt toevoegen aan een bestaande cursus. In dit stappenplan wordt uitgelegd hoe u dit doet.

Om een pakketonderdeel toe te kunnen voegen aan een pakket, is het belangrijk dat het pakketonderdeel is aangemaakt in Dation. Zie hiervoor het stappenplan ‘Pakketbeheer –
Pakketonderdelen aanmaken’.

Als het pakketonderdeel in aangemaakt volgt u de volgende stappen:

De betreffende categorie vouwt nu uit en u krijgt nu alle pakketten te zien die actief zijn voor deze categorie:

Klik op het pakket waaraan u een onderdeel wilt toevoegen

U komt nu in het Beheer scherm van dit pakket.

Let op: U kunt hier alleen pakketonderdelen selecteren die nog niet in het pakket zijn ingesteld. U kunt dus niet twee keer het onderdeel ‘Rijles’ aan een pakket toevoegen.

Voegt u een rijles toe aan een pakket, dan heeft u onder de prijsinformatie de optie ‘Onderdelen die binnen de hoeveelheid tijd gebruikt kunnen worden’. Dit wordt ook wel het plaatsen in een tijdsgroep genoemd.

Heeft u meerdere praktijkles pakketonderdelen van hetzelfde type (bijvoorbeeld een rijles van 60 minuten en een rijles van 90 minuten) dan kunt u deze aan elkaar koppelen. Als in een pakket bijvoorbeeld het onderdeel ‘Rijles (90 minuten)’ is inbegrepen maar u kiest bij het inplannen van een afspraak voor het onderdeel ‘Rijles (60 minuten)’, dan kunt u de leerling toch inplannen voor de rijles.

Klik op ‘Annuleren’ om het onderdeel niet in een tijdsgroep te plaatsen.
Bij deze optie kunt u de tegoeden in stuks toevoegen en niet in minuten.
 Op deze manier is het niet mogelijk om flexibel te plannen.

Het pakketonderdeel kunnen plaatsen in een tijdsgroep is alleen mogelijk bij het onderdeeltype ‘les’.

Bij rijlessen kunt u ook aangeven of een onderdeel inplanbaar moet zijn via RijbewijsApp. Alleen als deze checkbox is aangevinkt mag het onderdeel door de leerling zelf worden ingepland.

Tot slot kunt u in dit scherm restricties instellen. Er zijn 3 restricties:

• Een maximumaantal items dat binnen de cursus gepland mag worden – Dit is het maximaal aantal items dat in de agenda mag worden ingepland.

• Een maximumaantal items dat in de toekomst mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items vooruit mogen worden gepland.

• Een maximumaantal items dat onbetaald mag worden ingepland – Hiermee stelt u in hoeveel items u mag inplannen zonder dat er betaald wordt.

Op het moment dat een van deze restricties wordt overschreden, komt er een melding naar voren. Alleen Beheerders en medewerkers die een specifiek recht hebben, mogen er dan voor kiezen om de afspraak toch in te plannen.

Wilt u het onderdeel dat u toevoegt inbegrepen in het pakket, dan vult u het gewenste aantal in het ‘Tegoed’ veld:

Wilt u dat het onderdeel niet standaard in het pakket is inbegrepen, dan hoeft u dit veld niet aan te passen (0 is standaard ingevuld in dit veld).

Let op: U kunt alleen aangeven dat een onderdeel moet worden inbegrepen in een pakket als het pakket nog niet aan een leerling is gekoppeld. Zodra een pakket aan een leerling is gekoppeld kunt u niets meer wijzigen in het aantal items dat standaard in het pakket is inbegrepen.

Vul de verkoopprijs van het item in.

Indien mogelijk vult u zowel de prijs binnen- als de prijs buiten het pakket in. Dit kan dezelfde prijs zijn.

Het kan voorkomen dat er geen ‘Verkoopprijs binnen pakket’ kan worden ingesteld. Kunt u deze velden niet aanpassen dan hoeft u hier niks mee te doen.

Selecteer vervolgens de juiste grootboekrekening en het juiste BTW percentage.

In het geval van een toets of examen kunt u de prijs opsplitsen om de verschillende BTW percentages te kunnen instellen:

Klik nu op de Opslaan knop onder de prijsinstelling:

1. U komt nu terug in het Beheer scherm van het pakket dat u aan het bewerken bent. Het pakketonderdeel is nu toegevoegd.

2. Klik nogmaals op ‘Onderdeel toevoegen’ en herhaal bovenstaande stappen om nog een pakketonderdeel toe te voegen.

3. Bent u helemaal klaar, klik dan onderaan het Beheer scherm van het pakket op de blauwe ‘Opslaan’ knop.

4. Alle wijzigingen worden nu definitief opgeslagen. U komt weer terug in het Beheer menu en het pakket is nu aangepast. U kunt het nieuwe onderdeel nu inplannen.