Online proefles plannen

 Online proefles plannen   

Het is mogelijk om online op de eigen website proeflessen te laten boeken en deze in Dation te verwerken. Hiervoor is de Dation API beschikbaar, te vinden op https://developer.dation.nl/   

De Dation API is vrij te gebruiken, met inachtneming van het redelijke. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling elke minuut een call te doen om alle afspraken van alle instructeurs uit Dation op te halen, dit zorgt voor een negatieve performance van de Dation omgeving.   

Hieronder is een standaard flow uitgeschreven om het proces van online inboeken via de API in te richten. Het is uiteraard mogelijk hiervan af te wijken en zaken toe te voegen of juist weg te laten. 

1. Proeflessen beschikbaar maken in Dation 

Om de momenten voor de proeflessen beschikbaar te maken op de website, is het nodig om de proefles in Dation te plannen. Zo zijn alle kenmerken van de proefles beschikbaar in de API (datum, tijd, categorie, locatie, instructeur, voertuig etc) en hoeft op de website alleen nog maar de leerling te worden toegevoegd aan de bestaande proefles. Het beschikbaar maken van deze momenten wordt handmatig in Dation gedaan.   

Let op: het is hiervoor nodig dat er een systeeminstelling wordt aangepast zodat afspraken zonder leerlingen kunnen worden gepland. Dit staat standaard uit. Neem contact op met onze servicedesk zodat dit kan worden ingericht.   

2. Ophalen proeflessen 

Gebruik dit endpoint om de proeflessen op te halen uit Dation: https://developer.dation.nl/#api Appointments-GetAppointments   

Gebruik de datumfilters om de momenten in een bepaalde periode te kunnen tonen. En gebruik het filter “AppointmentTypes” om alleen afspraken van het type “Proefles” op te halen.   

Nu is het mogelijk om de proeflessen waarop nog geen leerling is gepland te tonen op de website. 

3. Leerling toevoegen aan proefles   

Om de leerling via de API toe te kunnen voegen op de bestaande proefles zijn er een aantal stappen nodig.   

3.1 Leerling aanmaken 

Gebruik dit endpoint om een leerling aan te maken in Dation: https://developer.dation.nl/#api Students-AddStudent  

Let op: Het kan zijn dat er in Dation al een leerling bestaat met het emailadres dat wordt gebruikt om een leerling toe te voegen. Dit is niet toegestaan. Er zijn een aantal manieren hoe hiermee om te gaan. 

Het is mogelijk, voordat je een leerling toevoegt aan Dation, eerst een call te doen om te zoeken of de leerling al bestaat in Dation (op basis van emailadres). Gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Students-GetStudents . 

Het is mogelijk om te zoeken op basis van telefoonnummer, CBR kandidaatsnummer of emailadres, waarbij emailadres het meest nuttig lijkt om te bepalen of een leerling al bestaat.   

Als nu blijkt dat een leerling nog niet bestaat, kun je de leerling toevoegen. Bestaat het emailadres al wel, dan kun je een aantal dingen doen: 

1. Ervoor kiezen om geen leerling aan te maken en daarmee het automatisch plannen af te breken. Je kunt de bezoeker van de website aanmaken als lead in Dation, en deze vervolgens zelf benaderen. Gebruik dan dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api Leads-AddLead   

2. Als een emailadres al bestaat geeft de API terug om welke leerling dat gaat. Vervolgens kun je de details van die leerling opvragen (gebruik:https://developer.dation.nl/#api Students-GetStudent) en vergelijk deze met de informatie die op de website is ingevuld. Als bijvoorbeeld ook achternaam en geboortedatum overeenkomen, kun je ervoor kiezen om de bestaande leerling te updaten (gebruik https://developer.dation.nl/#api Students-UpdateStudent ) en te gebruiken voor de volgende stappen in de flow.

a. Mochten andere velden niet overeenkomen, kun je weer ofwel een lead aanmaken, of een

nieuwe leerling toevoegen maar dan een gewijzigd emailadres gebruiken (bijv. met +1 in het emailadres) zodat je wel doorkunt met de flow. 

3.2 Cursus koppelen aan leerling 

Om een leerling te kunnen inplannen is het nodig dat de leerling een cursus aan zich gekoppeld heeft. Gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Courses-AddCourse   

Om een cursus te kunnen koppelen is ook een pakket id nodig. Dit zal het id van het Proefles pakket in Dation zijn. Je kunt deze ook ophalen via de API, gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Packages-GetActivePackages   

3.3 Leerling inplannen op de proefles 

Nu de leerling een cursus heeft kan deze worden toegevoegd aan de proefles. Gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Appointments-PlanStudentOnAppointment   De leerling is nu ingepland.   

4. Factuur versturen 

Op het moment dat de cursus is toegevoegd aan de leerling wordt in Dation automatisch een conceptfactuur gegenereerd met daarop de inhoud van het pakket, in dit geval een proefles. Het is mogelijk om deze factuur op te halen via de API, gebruik hiervoor dit endpoint: 

https://developer.dation.nl/#api-Students-GetStudentInvoices  

De nieuwe leerling zal maar 1 factuur hebben. Het is mogelijk om deze via de API te versturen, gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Invoices-SendInvoice   

Let op: Het is nodig om in Dation in te stellen welk emailsjabloon en PDF sjabloon worden gebruikt om de factuur te versturen. Stel dit in in Dation, via Beheer – Factuurinstellingen – Automatisch versturen van facturen via Dation API.   

4.1 Betaling toevoegen 

Het is ook mogelijk om de proefles online te laten betalen. Dit deel zal zelf moeten worden ingericht. Als de betaling is afgerond kan deze worden toegevoegd aan de factuur in Dation, gebruik hiervoor dit endpoint: https://developer.dation.nl/#api-Payments-AddPayment   

Als de betaling al gedaan is, is het klantvriendelijk om de betaling eerst in Dation toe te voegen, zodat als je de factuur verstuurt de betaling daarop al verwerkt is en de klant ziet dat de factuur al voldaan is.