Leerlingen in het archief

Wanneer een leerling klaar is met de opleiding (of stopt met lessen) én het openstaande saldo en de tegoeden staan op 0, dan kan je de leerling archiveren. 

Hierdoor houd je overzicht met de actieve leerlingen in het menu 'Leerlingen', in de agenda en in je statistieken. 

Een leerling archiveren

Wanneer de leerling geslaagd is, of stopt met lessen, kun je deze archiveren. Het is belangrijk dat je eerst zorgt dat het financiële saldo en lestegoed op 0 staan, zodat je geen openstaande posten in je archief creëert. 

Om een leerling te archiveren klik je op de knop 'Leerling archiveren' in de details van de leerling. 

Na het archiveren wordt automatisch het BSN nummer van de leerling verwijderd. Afhankelijk van jouw instellingen in 'Beheer - Privacy instellingen' worden er meer persoonsgegevens verwijderd zodra je de leerling archiveert. 

Zodra je een leerling probeert te archiveren controleert Dation of de leerling alle facturen heeft voldaan. Indien dit niet het geval is krijg je een waarschuwing. 

Automatisch geslaagde leerlingen archiveren

Wanneer je veel leerlingen te verwerken hebt, of simpelweg meer wilt automatiseren, is het handig om leerling automatisch te laten archiveren door Dation.

Wanneer de leerling geslaagd is + het saldo en tegoed staat op 0 dan archiveert Dation de leerlingen automatisch voor.
Je kunt deze optie aanzetten in Beheer - Zoekvoorkeuren.

Zoeken in het leerlingen Archief

Om een leerling in het archief op te zoeken gebruik je de zoekfilters in het menu Leerlingen. Met het zoekfilter 'Actief/Archief' kun je kiezen om alle leerlingen op te zoeken die in je archief staan.

Door met de + knop ook het zoekfilter 'Achternaam' toe te voegen kun je een specifieke leerling snel terugvinden in het archief. 

In het voorbeeld hieronder zoek je in het archief op alle leerlingen met de achternaam Jansen.

Leerling uit archief halen

Een leerling die in het archief staat kun je snel weer activeren door op de knop 'Leerling uit archief' te klikken. Je kunt dan direct een nieuwe cursus aan de leerling koppelen en beginnen te plannen en/of factureren. 

Om een leerling uit het archief weer actief te maken doorloop je deze stappen;

1. Zoek in het archief naar de leerling die je wilt activeren

2. Klik op de knop 'Leerling uit archief' om de gekozen leerling te activeren