Een leerling (automatisch) archiveren

Wanneer een leerling klaar is met de opleiding (of stopt met lessen) én het openstaande saldo en de tegoeden staan op 0, dan kan je de leerling archiveren. Hierdoor behoud je het overzicht in het menu 'Leerlingen' en kloppen diverse statistieken, zoals aantal actieve leerling en klantstatus.

Archiveren van een leerling

Om een leerling te archiveren doorloop je onderstaande stappen:

1. Ga naar 'Leerlingen'

2. Selecteer de leerling die je wilt archiveren

3. Controleer of het factuursaldo € 0,- is, dus dat alle facturen zijn voldaan en of het lestegoed in de cursus(sen) op 0 staat voor alle pakketonderdelen (zie ook artikel 'Tegoed verlagen') 

4. Klik onder de leerling gegevens (aan de linkerkant) op de knop 'Archiveren'

Let op! Na het archiveren van een leerling wordt het BSN van de leerling permanent verwijderd.

Overige

Leerlingen automatisch archiveren

Je kunt leerlingen automatisch laten archiveren door Dation, dit kan je als volgt instellen;

1. Ga naar de instellingen in Dation

2. Ga via de algemene instellingen naar de 'zoekvoorkeuren'

3. Vink de optie 'Archiveer leerlingen automatisch' aan

Een leerling wordt automatisch gearchiveerd in de volgende situatie:

• De leerling heeft geen openstaande facturen meer

• De leerling heeft geen tegoeden meer

• Het resultaat van het praktijkexamen op 'geslaagd' is gezet.

Belangrijk om te weten!

• Zodra je een leerling probeert te archiveren controleert Dation of de leerling alle facturen heeft voldaan. Indien dit niet het geval is krijg je een waarschuwing. Archiveer alleen leerlingen die alle rekening voldaan hebben!

• Archiveer alleen leerlingen waarbij het tegoed in de cursus voor alle pakketonderdelen op 0 staat. Doe je dit niet, dan kloppen de statistieken zoals het onderhanden werk niet voor je rijschool.

Zoeken op gearchiveerde leerlingen

Om een overzicht van een je gearchiveerde leerlingen te krijgen, kan je in het menu 'Leerlingen' zoeken op de 'status' archief.
 Doorloop hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar het 'Leerlingen'

2. Kies in het kader 'Zoeken' voor het zoekfilter 'Actief/Archief' en selecteer de status 'Archief'

3. Druk op 'Zoeken'

Tip: Via de '+' knop zijn meerdere zoekfilters te combineren.

Activeren van een gearchiveerde leerling

Je kan een leerling die gearchiveerd is weer actief maken, door de leerling uit het archief te halen. Doorloop voor het activeren van een leerling de volgende stappen:

1. Ga naar 'Leerlingen'

2. Zoek de betreffende leerling op (zie zoekfilter opties hierboven)

3. Klik bij de gearchiveerde leerling op de knop 'Uit archief' onder de leerling gegevens aan de linkerkant (deze knop bevindt zich op de plek waar eerder de knop 'Archiveren' stond).

4. De leerling is nu weer actief.