TOP Online synchroniseren met Dation

Gewijzigd op Mon, 02 May 2022 om 11:06 AM

Met de koppeling tussen CBR TOP Online en Dation zorg je er voor dat alle informatie in CBR TOP Online ook bekend is in Dation. Zo kun je in Dation terugzien wie er een machtiging heeft verleend (en wie nog niet), wanneer je nog vrije capaciteit hebt en worden de toetsen/examens automatisch in Dation gepland bij de juiste instructeur.

De CBR TOP synchronisatie haalt de volgende gegevens op uit TOP Online:

Machtigingen die verleend zijn (je ziet deze bij de leerling details terug)
Resultaten van alle toetsen/examens onder jouw rijschoolnummer, inclusief de ingevulde scoreformulieren (deze vind je bij de leerling in Historie - Examenresultaten)
Capaciteit (zowel vrij als op naam) en reserveringen, gekoppeld aan juiste leerling, instructeur en voertuig (indien je ook voertuigen koppelt in TOP Online)

1. Synchroniseren van CBR TOP

Het synchroniseren van CBR TOP doe je in het menu Agenda - Examens. Hier vind je de volgende knoppen voor de CBR TOP synchronisatie:

Synchronisatie log: Na elke keer dat je synchroniseert met TOP staan de wijzigingen, resultaten en potentiële foutmeldingen in dit overzicht.
Volledig synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 6 maanden (incl. alle toekomstige capaciteit)
Synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 7 dagen (incl. alle toekomstige capaciteit)

Dation en CBR TOP kun je zo vaak synchroniseren als je wilt. We raden je aan na elke mutatie in TOP Online ook in Dation te 'Synchroniseren met TOP'.

Belangrijk: Is het meer dan 7 dagen geleden dat je voor het laatst hebt gesynchroniseerd? gebruik dan altijd de knop 'Volledig synchroniseren' om alle mutaties correct in Dation te synchroniseren.

Tip: De functie 'Synchroniseren met TOP' gaat sneller dan de 'Volledige synchronisatie'. Er wordt immers minder data opgehaald.

2. Resultaten van de synchronisatie bekijken

Na de synchronisatie zie je in de examenagenda een overzicht van alle examenmomenten. Bovendien staan de gereserveerde examens ook in de agenda van de betreffende instructeur(s).

De CBR TOP koppeling synchroniseert aan de hand van de volgende gegevens uit Dation:

Eerste voornaam (doopnaam) + geboortedatum
CBR Kandidaatsnummer

Is het CBR kandidaatsnummer niet ingevuld, dan kijkt het systeem alleen naar de naam en de geboortedatum. Dit betekent wel dat de gegevens in Dation 100% overeen moeten komen met de gegevens in TOP. Is er een afwijking in de spelling van de naam of in de geboortedatum, dan kan het examen niet worden gesynchroniseerd. Er komt dan een melding.

3. Meldingen bekijken:

Van elk synchronisatiemoment wordt een registratie gedaan in het synchronisatie log.

Klik in Agenda -> Examens op ‘Synchronisatie log’. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle registraties. De meest recente registratie staat bovenaan.

Door op de regel te klikken bekijk je de details van het synchronisatie moment.

Tip: Je kunt nu ook gericht zoeken op de naam van de leerling, dit kan je doen door op het + teken te klikken en een extra zoekfilter toe te voegen.

Vul vervolgens de achternaam in van de leerling en klik op zoeken.

4. Veel voorkomende foutmeldingen:

Foutmelding	Oorzaak	Oplossing
CBR Fout: Uw gebruikersnaam en/of wachtwoord is niet correct	De gebruikersnaam/wachtwoord die in Dation zijn ingesteld zijn niet juist	Ga naar Instellingen -> Externe koppelingen en pas de inlog gegevens aan
Geen instructeur gevonden voor de aanvraag	Het instructeurnummer in TOP is niet ingevuld of komt niet overeen met een van de instructeurnummers in Dation	Controleer het instructeurnummer in TOP en controleer de instructeurnummers in Dation
Productcode X niet gekoppeld aan pakketonderdeel	Het TOP product dat is ingekocht staat niet ingesteld in Dation	Koppel de TOP product code aan het juiste pakketonderdeel in Dation
Kandidaat niet gevonden.	De kandidaat die in TOP in de reservering staat, wordt niet gevonden in Dation	Vul het CBR kandidaatsnummer in bij de leerling of controleer de geboortedatum en de spelling van de naam
Het examen kan niet worden toegevoegd omdat er al iets is gepland.	Er staat al een afspraak in de betreffende agenda	Controleer de agenda van de instructeur voor de betreffende datum/tijd en verwijder of verplaats de afspraak die al in de agenda staat
Instructeur niet werkzaam	De instructeur die in TOP is ingesteld is in Dation gearchiveerd, of er is een 'Datum uit dienst' ingevuld die vóór de reservering in TOP valt	Verwijder het instructeurnummer van de gearchiveerde instructeur en synchroniseer opnieuw.
Capaciteitscode niet gevonden	Deze regels hebben geen invloed op de functionaliteit van Dashboard en kan je negeren.	-