TOP Online synchroniseren met Dation

Gewijzigd op Fri, 16 Jun 2023 om 04:01 PM

Met de koppeling tussen CBR TOP Online en Dation zorg je er voor dat alle informatie in CBR TOP Online ook bekend is in Dation. Zo kun je in Dation terugzien wie er een machtiging heeft verleend (en wie nog niet), wanneer je nog vrije capaciteit hebt en worden de toetsen/examens automatisch in Dation gepland bij de juiste instructeur.

De CBR TOP synchronisatie haalt de volgende gegevens op uit TOP Online:

Machtigingen die verleend zijn (je ziet deze bij de leerling details terug)
Resultaten van alle toetsen/examens onder jouw rijschoolnummer, inclusief de ingevulde scoreformulieren (deze vind je bij de leerling in Historie - Examenresultaten)
Capaciteit (zowel vrij als op naam) en reserveringen, gekoppeld aan juiste leerling, instructeur en voertuig (indien je ook voertuigen koppelt in TOP Online)

1. Synchroniseren van CBR TOP

Het synchroniseren van CBR TOP doe je in het menu Agenda - Examens. Hier vind je de volgende knoppen voor de CBR TOP synchronisatie:

Synchronisatie log: Na elke keer dat je synchroniseert met TOP staan de wijzigingen, resultaten en potentiële foutmeldingen in dit overzicht.
Volledig synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 6 maanden (incl. alle toekomstige capaciteit)
Synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 7 dagen (incl. alle toekomstige capaciteit)

Dation en CBR TOP kun je zo vaak synchroniseren als je wilt. We raden je aan na elke mutatie in TOP Online ook in Dation te 'Synchroniseren met TOP'.

Belangrijk: Is het meer dan 7 dagen geleden dat je voor het laatst hebt gesynchroniseerd? gebruik dan altijd de knop 'Volledig synchroniseren' om alle mutaties correct in Dation te synchroniseren.

Tip: De functie 'Synchroniseren met TOP' gaat sneller dan de 'Volledige synchronisatie'. Er wordt immers minder data opgehaald.

2. Resultaten van de synchronisatie bekijken

Na de synchronisatie zie je in de examenagenda een overzicht van alle examenmomenten. Bovendien staan de gereserveerde examens ook in de agenda van de betreffende instructeur(s).

De CBR TOP koppeling synchroniseert aan de hand van de volgende gegevens uit Dation:

Eerste voornaam (doopnaam) + geboortedatum
CBR Kandidaatsnummer

Is het CBR kandidaatsnummer niet ingevuld, dan kijkt het systeem alleen naar de naam en de geboortedatum. Dit betekent wel dat de gegevens in Dation 100% overeen moeten komen met de gegevens in TOP. Is er een afwijking in de spelling van de naam of in de geboortedatum, dan kan het examen niet worden gesynchroniseerd. Er komt dan een melding.

3. Meldingen bekijken:

Van elk synchronisatiemoment wordt een registratie gedaan in het synchronisatie log.

Klik in Agenda -> Examens op ‘Synchronisatie log’. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle registraties. De meest recente registratie staat bovenaan.

Door op de regel te klikken bekijk je de details van het synchronisatie moment.

Tip: Je kunt nu ook gericht zoeken op de naam van de leerling, dit kan je doen door op het + teken te klikken en een extra zoekfilter toe te voegen.

Vul vervolgens de achternaam in van de leerling en klik op zoeken.

Veelvoorkomende meldingen:

Melding	Oorzaak	Oplossing
CBR Fout: de gebruikersnaam en/of wachtwoord is niet correct	De gebruikersnaam/ wachtwoord die in Dation zijn ingesteld zijn niet juist	Ga naar '#Instellingen'> 'Externe koppelingen'> 'CBR-TOP' en pas de inlog gegevens aan.
Geen instructeur gevonden voor de aanvraag	Het instructeurnummer in TOP is niet ingevuld of komt niet overeen met een van de instructeurnummers in Dation.	Controleer het instructeurnummer in TOP en controleer de #instructeurnummers in Dation.
Productcode X niet gekoppeld aan pakketonderdeel	Het TOP-product dat is ingekocht staat niet ingesteld in Dation.	Koppel de TOP-product code aan het juiste #pakketonderdeel in Dation.
Kandidaat niet gevonden.	De kandidaat die in TOP in de reservering staat, wordt niet gevonden in Dation. Als de combinatie van namen en geboortedatum niet wordt gevonden, komt de aanvraag bij de ‘Niet-ingediende aanvragen in TOP’ te staan.	Vul het #CBR-kandidaatsnummer in bij de leerling of controleer de geboortedatum en de spelling van de #officiële naam.
Het examen kan niet worden toegevoegd omdat er al iets is gepland.	Er staat al een afspraak in de betreffende agenda.	Controleer de #agenda van de instructeur voor de betreffende datum/tijd en verwijder of verplaats de afspraak die al in de agenda staat.
Instructeur niet werkzaam	De instructeur die in TOP is ingesteld is in Dation gearchiveerd, of er is een 'Datum uit dienst' ingevuld die vóór de reservering in TOP valt.	Verwijder het #instructeurnummer van de gearchiveerde instructeur en synchroniseer opnieuw.
Capaciteitscode niet gevonden	Deze regels hebben geen invloed op de functionaliteit van Dashboard en kan je negeren.	-
Er zijn examens gepland in Dation, waar wel een aanvraag voor bestaat in TOP, maar er is geen link gelegd in Dation.	Zolang de aanvraag de status ingediend of geaccepteerd heeft, komen deze in de eerste lijst op de TOP-pagina te staan. Zodra de status gereserveerd wordt, wordt de link wel gelegd. Het reserveren kan alleen in TOP gebeuren.	Verwijder het #examen te in Dation en dan weer opnieuw te plannen.
Examens in Dation zonder aanvraag in TOP	Deze examens zijn niet gekoppeld aan een capaciteit en dus ook niet aan te vragen.	Plan dit examen opnieuw in en sla de afspraak op om deze te koppelen aan een capaciteit.
Te annuleren reserveringen	Het examen kan niet in TOP worden geanuleerd. De meest voorkomende oorzaak is omdat TOP niet bereikbaar is. Maar het kan ook voorkomen dat je inloggegevens voor TOP verlopen zijn .	Door op de knop “Reserveringen annuleren” te drukken worden de reserveringen alsnog uit TOP verwijderd. Controleer je inloggegevens.
Niet ingediende aanvragen	Dit kan verschillende oorzaken hebben. Wanneer de reden bekend is wordt deze weergegeven per examen. Mogelijke oorzaken zijn: De leerling kan niet worden gevonden in TOP, omdat de leerling in Dation geen kandidaatsnummer heeft, en TOP ook de combinatie van Achternaam, (Officiële) Voornaam en geboortedatum niet herkent. Je inloggegevens voor TOP zijn niet correct. Zorg ervoor dat je TOP-inloggegevens correct zijn ingevoerd in Dation. De aanvraag is door TOP geweigerd. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je een aanvraag doet met een productcode die niet is toegestaan. Het kan zijn dat iemand een medisch traject moet volgen en de aanvraag voor product B-AA moet worden ingediend. Als je het examen hebt ingepland met productcode B, dan zal de aanvraag door TOP worden geweigerd. Klik in dit geval op de knop rechts om de productcode te wijzigen. Er bestaat al een aanvraag voor de betreffende categorie. Dit kan voorkomen als je in TOP een aanvraag hebt gedaan en nog niet hebt gesynchroniseerd naar Dation. We raden deze werkwijze echter af. Het is eenvoudiger om alleen in Dation te werken. TOP is niet bereikbaar, bijvoorbeeld wegens gepland onderhoud of door een storing.	Door op de knop “Aanvragen indienen” te klikken zullen aanvragen opnieuw worden ingediend bij TOP.
Ingediende, maar niet geaccepteerde aanvragen	Deze aanvragen zijn succesvol zijn ingediend, maar er kon geen reservering worden gemaakt in TOP. De leerling moet nog een actie uitvoeren, bijvoorbeeld de rijschool machtigingen of een gezondheidsverklaring invullen.	Als de leerling de actie wel heeft uitgevoerd en de aanvraag is geaccepteerd, dan wordt direct geprobeerd om de aanvraag te reserveren in TOP. De leerling verdwijnt dan uit dit overzicht.
Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, met planning in Dation	De leerling moet nog een actie uitvoeren zodat de aanvraag wordt geaccepteerd. Als dit is gebeurd en er wordt een synchronisatie vanuit TOP uitgevoerd, wordt de status van de aanvraag in Dation bijgewerkt van Ingediend naar Geaccepteerd.	De TOP-synchronisatie zorgt echter niet voor het automatisch reserveren van de aanvraag. Klik op de knop “Aanvragen reserveren” om ook deze aanvragen te reserveren in TOP.
Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, zonder planning in Dation	In dit overzicht staan aanvragen die handmatig zijn ingediend en geaccepteerd in TOP, maar waar nog geen reservering voor bestaat. Ook is er niets in Dation gepland. Via een TOP synchronisatie worden deze aanvragen in Dation toegevoegd.	Omdat er een geaccepteerde aanvraag is, betekent het dat voor deze leerlingen een examen in Dation ingepland kan gaan worden.

Uitleg statussen van aanvragen voor toetsen en examens:

Niet ingediend: de aanvraag kon niet worden ingediend in TOP vanwege een functionele of technische reden. De reden wordt getoond wanneer een aanvraag niet kon worden ingediend.
Ingediend: de aanvraag is ingediend, maar nog niet geaccepteerd. De leerling dient nu een actie uit te voeren zodat de aanvraag geaccepteerd kan worden.
Geaccepteerd: de aanvraag is geaccepteerd en er kan nu een reservering worden gedaan door een werknemer van de rijschool.
Gereserveerd: als de aanvraag is gereserveerd betekent dit dat het examen daadwerkelijk gepland is in TOP.