Synchronisatie met CBR-TOP lukt niet

Gewijzigd op Mon, 26 Jun 2023 om 11:18 AM

Er zijn verschillende manieren waarop je een examen kunt koppelen aan een capaciteit:

Via 'Agenda' > '#Examens'.
Via 'Agenda' > '#Theorie'.
Via 'Agenda' > '#Overzicht'/ '#Dagoverzicht'/ '#Weekoverzicht'

Op het tabblad 'Examens' en 'TOP' vind je de knoppen:

TOP logboek: Na elke keer dat je synchroniseert met TOP staan de wijzigingen, resultaten en potentiële foutmeldingen in dit overzicht.
Volledig synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 6 maanden (incl. alle toekomstige capaciteit).
Synchroniseren met TOP: Met deze knop haal je de TOP gegevens op van de afgelopen 7 dagen (incl. alle toekomstige capaciteit).

Bij de uitwisseling van gegevens tussen Dation en TOP is het mogelijk dat niet alles direct slaagt. Dit kan een functionele reden hebben, bijvoorbeeld omdat een leerling de rijschool nog niet gemachtigd heeft om een examen aan te vragen, maar ook een technische reden, bijvoorbeeld omdat de verbinding uitvalt.

Om ervoor te zorgen dat je altijd inzicht hebt in de status van je examenaanvragen, hebben we verschillende overzichten gemaakt die allemaal een eigen vervolgactie hebben om tot een correcte reservering van het examen in TOP te komen.

Staat een examen dat in Dation gepland staat niet in een van de overzichten op deze pagina, dan weet je zeker dat deze correct in TOP te vinden is. Het overzicht van alle ingeplande toetsen en examens vind je ook terug op de '#Examenpagina '.

Mogelijke meldingen overzichtelijk op een rijtje:

Melding	Oorzaak	Oplossing
CBR Fout: de gebruikersnaam en/of wachtwoord is niet correct	De gebruikersnaam/ wachtwoord die in Dation zijn ingesteld zijn niet juist	Ga naar '#Instellingen'> 'Externe koppelingen'> 'CBR-TOP' en pas de inlog gegevens aan.
Geen instructeur gevonden voor de aanvraag	Het instructeurnummer in TOP is niet ingevuld of komt niet overeen met een van de instructeurnummers in Dation.	Controleer het instructeurnummer in TOP en controleer de #instructeurnummers in Dation.
Productcode X niet gekoppeld aan pakketonderdeel	Het TOP-product dat is ingekocht staat niet ingesteld in Dation.	Koppel de TOP-product code aan het juiste #pakketonderdeel in Dation.
Kandidaat niet gevonden.	De kandidaat die in TOP in de reservering staat, wordt niet gevonden in Dation. Als de combinatie van namen en geboortedatum niet wordt gevonden, komt de aanvraag bij de ‘Niet-ingediende aanvragen in TOP’ te staan.	Vul het #CBR-kandidaatsnummer in bij de leerling of controleer de geboortedatum en de spelling van de #officiële naam.
Het examen kan niet worden toegevoegd omdat er al iets is gepland.	Er staat al een afspraak in de betreffende agenda.	Controleer de #agenda van de instructeur voor de betreffende datum/tijd en verwijder of verplaats de afspraak die al in de agenda staat.
Instructeur niet werkzaam	De instructeur die in TOP is ingesteld is in Dation gearchiveerd, of er is een 'Datum uit dienst' ingevuld die vóór de reservering in TOP valt.	Verwijder het #instructeurnummer van de gearchiveerde instructeur en synchroniseer opnieuw.
Capaciteitscode niet gevonden	Deze regels hebben geen invloed op de functionaliteit van Dashboard en kan je negeren.	-
Er zijn examens gepland in Dation, waar wel een aanvraag voor bestaat in TOP, maar er is geen link gelegd in Dation.	Zolang de aanvraag de status ingediend of geaccepteerd heeft, komen deze in de eerste lijst op de TOP-pagina te staan. Zodra de status gereserveerd wordt, wordt de link wel gelegd. Het reserveren kan alleen in TOP gebeuren.	Verwijder het #examen te in Dation en dan weer opnieuw te plannen.
Examens in Dation zonder aanvraag in TOP	Deze examens zijn niet gekoppeld aan een capaciteit en dus ook niet aan te vragen.	Plan dit examen opnieuw in en sla de afspraak op om deze te koppelen aan een capaciteit.
Te annuleren reserveringen	Het examen kan niet in TOP worden geanuleerd. De meest voorkomende oorzaak is omdat TOP niet bereikbaar is. Maar het kan ook voorkomen dat je inloggegevens voor TOP verlopen zijn .	Door op de knop “Reserveringen annuleren” te drukken worden de reserveringen alsnog uit TOP verwijderd. Controleer je inloggegevens.
Niet ingediende aanvragen	Dit kan verschillende oorzaken hebben. Wanneer de reden bekend is wordt deze weergegeven per examen. Mogelijke oorzaken zijn: De leerling kan niet worden gevonden in TOP, omdat de leerling in Dation geen kandidaatsnummer heeft, en TOP ook de combinatie van Achternaam, (Officiële) Voornaam en geboortedatum niet herkent. Je inloggegevens voor TOP zijn niet correct. Zorg ervoor dat je TOP-inloggegevens correct zijn ingevoerd in Dation. De aanvraag is door TOP geweigerd. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je een aanvraag doet met een productcode die niet is toegestaan. Het kan zijn dat iemand een medisch traject moet volgen en de aanvraag voor product B-AA moet worden ingediend. Als je het examen hebt ingepland met productcode B, dan zal de aanvraag door TOP worden geweigerd. Klik in dit geval op de knop rechts om de productcode te wijzigen. Er bestaat al een aanvraag voor de betreffende categorie. Dit kan voorkomen als je in TOP een aanvraag hebt gedaan en nog niet hebt gesynchroniseerd naar Dation. We raden deze werkwijze echter af. Het is eenvoudiger om alleen in Dation te werken. TOP is niet bereikbaar, bijvoorbeeld wegens gepland onderhoud of door een storing.	Door op de knop “Aanvragen indienen” te klikken zullen aanvragen opnieuw worden ingediend bij TOP.
Ingediende, maar niet geaccepteerde aanvragen	Deze aanvragen zijn succesvol zijn ingediend, maar er kon geen reservering worden gemaakt in TOP. De leerling moet nog een actie uitvoeren, bijvoorbeeld de rijschool machtigingen of een gezondheidsverklaring invullen.	Als de leerling de actie wel heeft uitgevoerd en de aanvraag is geaccepteerd, dan wordt direct geprobeerd om de aanvraag te reserveren in TOP. De leerling verdwijnt dan uit dit overzicht.
Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, met planning in Dation	De leerling moet nog een actie uitvoeren zodat de aanvraag wordt geaccepteerd. Als dit is gebeurd en er wordt een synchronisatie vanuit TOP uitgevoerd, wordt de status van de aanvraag in Dation bijgewerkt van Ingediend naar Geaccepteerd.	De TOP-synchronisatie zorgt echter niet voor het automatisch reserveren van de aanvraag. Klik op de knop “Aanvragen reserveren” om ook deze aanvragen te reserveren in TOP.
Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, zonder planning in Dation	In dit overzicht staan aanvragen die handmatig zijn ingediend en geaccepteerd in TOP, maar waar nog geen reservering voor bestaat. Ook is er niets in Dation gepland. Via een TOP synchronisatie worden deze aanvragen in Dation toegevoegd.	Omdat er een geaccepteerde aanvraag is, betekent het dat voor deze leerlingen een examen in Dation ingepland kan gaan worden.

Uitleg statussen van aanvragen voor toetsen en examens:

Niet ingediend: de aanvraag kon niet worden ingediend in TOP vanwege een functionele of technische reden. De reden wordt getoond wanneer een aanvraag niet kon worden ingediend.
Ingediend: de aanvraag is ingediend, maar nog niet geaccepteerd. De leerling dient nu een actie uit te voeren zodat de aanvraag geaccepteerd kan worden.
Geaccepteerd: de aanvraag is geaccepteerd en er kan nu een reservering worden gedaan door een werknemer van de rijschool.
Gereserveerd: als de aanvraag is gereserveerd betekent dit dat het examen daadwerkelijk gepland is in TOP.

Extra toelichting op de meldingen:

Overzicht 1: Examens in Dation zonder aanvraag in TOP

In dit overzicht staan toetsen en examens die ingepland zijn in Dation, maar die niet zijn gekoppeld aan een capaciteit. Hierdoor is het niet mogelijk een aanvraag te doen in TOP. Klik op de inplannen knop en sla de afspraak op om vervolgens het examen te koppelen aan een capaciteit. Als je dit gedaan hebt, wordt het examen in TOP toegevoegd.

Overzicht 2: Te annuleren reserveringen in TOP

Als je een examen verwijdert uit Dation dan wordt de reservering in TOP geannuleerd. Mocht het annuleren van de reservering in TOP mislukken doordat TOP niet bereikbaar is dan komt het examen in dit overzicht te staan. Door op de knop “Reserveringen annuleren” te drukken worden de reserveringen alsnog uit TOP verwijderd. Het kan ook voorkomen dat je inloggegevens voor TOP verlopen zijn. Zorg ervoor dat deze correct staan ingesteld in Dation.

Overzicht 3: Niet ingediende aanvragen in TOP

In dit overzicht staan examens die gepland zijn in Dation en die ook gekoppeld zijn aan een capaciteit, maar waarvoor de aanvraag in TOP niet kon worden ingediend. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Wanneer de reden bekend is wordt deze weergegeven per examen. Mogelijke oorzaken zijn:

De leerling kan niet worden gevonden in TOP, omdat de leerling in Dation geen kandidaatsnummer heeft, en TOP ook de combinatie van Achternaam, (Officiële) Voornaam en geboortedatum niet herkent.
Je inloggegevens voor TOP zijn niet correct. Zorg ervoor dat je TOP-inloggegevens correct zijn ingevoerd in Dation.
De aanvraag is door TOP geweigerd. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je een aanvraag doet met een productcode die niet is toegestaan. Het kan zijn dat iemand een medisch traject moet volgen en de aanvraag voor product B-AA moet worden ingediend. Als je het examen hebt ingepland met productcode B, dan zal de aanvraag door TOP worden geweigerd. Klik in dit geval op de knop rechts om de productcode te wijzigen.
Er bestaat al een aanvraag voor de betreffende categorie. Dit kan voorkomen als je in TOP een aanvraag hebt gedaan en nog niet hebt gesynchroniseerd naar Dation. We raden deze werkwijze echter af. Het is eenvoudiger om alleen in Dation te werken.
TOP is niet bereikbaar, bijvoorbeeld wegens gepland onderhoud of door een storing.

Door op de knop “Aanvragen indienen” te klikken zullen aanvragen opnieuw worden ingediend bij TOP. Dit is handig om te gebruiken in het geval TOP niet bereikbaar was, of nadat je je inloggegevens hebt bijgewerkt. Let goed op de reden waarom een aanvraag niet kon worden ingediend.

Overzicht 4: Ingediende, maar niet geaccepteerde aanvragen in TOP

In dit overzicht staan aanvragen voor examens die succesvol zijn ingediend, maar waar nog geen reservering kon worden gemaakt in TOP. De reden hiervoor is dat de leerling nog een actie moet uitvoeren, bijvoorbeeld de rijschool machtigingen of een gezondheidsverklaring invullen. Klik op de knop “Verversen” om de status uit TOP te verversen. Het kan zijn dat de leerling de actie nog niet heeft uitgevoerd, de leerling blijft dan in het overzicht staan. Als de leerling de actie wel heeft uitgevoerd en de aanvraag is geaccepteerd, dan wordt direct geprobeerd om de aanvraag te reserveren in TOP. De leerling verdwijnt dan uit dit overzicht.

Let op: Verversen is een actie die je regelmatig moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat inmiddels geaccepteerde aanvragen ook daadwerkelijk worden gereserveerd in TOP.

Overzicht 5: Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, met planning in Dation

In dit overzicht staan aanvragen die geaccepteerd zijn, waar nog een reservering moet worden gedaan in TOP. Dit komt voor in het volgende geval: je hebt een examen in Dation gepland en de aanvraag is ingediend in TOP. De leerling moet nog een actie uitvoeren zodat de aanvraag wordt geaccepteerd. Als dit is gebeurd en er wordt een synchronisatie vanuit TOP uitgevoerd, wordt de status van de aanvraag in Dation bijgewerkt van Ingediend naar Geaccepteerd. De TOP-synchronisatie zorgt echter niet voor het automatisch reserveren van de aanvraag. Klik op de knop “Aanvragen reserveren” om ook deze aanvragen te reserveren in TOP.

Let op: als je eerst de ingediende aanvragen ververst voordat je een TOP-synchronisatie doet, zal deze actie niet nodig zijn. Je kunt er ook voor kiezen om deze actie uit te voeren nadat je een TOP-synchronisatie hebt gedaan.

Overzicht 6: Geaccepteerde aanvragen zonder reservering, zonder planning in Dation

In dit overzicht staan aanvragen die handmatig zijn ingediend en geaccepteerd in TOP, maar waar nog geen reservering voor bestaat. Ook is er niets in Dation gepland. Via een TOP synchronisatie worden deze aanvragen in Dation toegevoegd. Omdat er een geaccepteerde aanvraag is, betekent het dat voor deze leerlingen een examen in Dation ingepland kan gaan worden.