De werking van TOP

Werking van de TOP koppeling

De koppeling met TOP van het CBR is tot op heden eenrichtingsverkeer. Het eenrichtingsverkeer houd in dat we alleen gegevens vanuit TOP in Dation zetten. Er worden geen gegevens naar TOP gestuurd.

Welke gegevens halen we binnen vanuit TOP

Examen momenten
De ingekochte momenten in TOP worden via de synchronisatie knop opgehaald. Deze momenten worden in de agenda van de instructeur en in het examenoverzicht weergegeven. Een examen moment heeft de volgende data:

Capaciteitscode
Elk examen moment in TOP heeft een unieke capaciteitscode. Deze code wordt opgeslagen in onze database bij het examen moment. Hierdoor is het mogelijk in een later stadium de correcte leerling te koppelen aan het examen moment.

Categorie(ën)
Bij het CBR zijn examinatoren gerechtigd om meerdere examen categorieën af te nemen. Hierdoor is het mogelijk dat een examen moment aan meerdere categorieën gekoppeld is. Bij de motor en auto (categorie A & B) zal je dit niet tegenkomen.

Productcode(s)
Naast de categorie van het examen is het ook belangrijk om te weten welk product van het CBR hieraan gekoppeld is. Ook dit kunnen meerdere zijn. Bijvoorbeeld bij de productcode B kan een B-T (TTT) en een B-H (Herexamen) gepland worden. Echter doordat de leerlingen meteen aan het examen moment gekoppeld moet worden voor de categorie B zal je dit niet vaak zien.

Locatie
Het examen wordt afgenomen op een CBR locatie. Dit moet niet verward worden met de locaties die worden ingesteld in Dation. Deze locatie zijn puur de adres gegevens van deze locatie. Hierdoor is (bij een wijziging van adres) het belangrijk voor de rijschool om periodiek de nieuwe producten en locaties te synchroniseren.

Examen planning
Nadat in TOP de leerling (en instructeur) gepland is worden deze gegevens naar Dation gehaald tijdens de synchronisatie. Tijdens deze synchronisatie wordt de volgende data opgehaald:

Capaciteitscode
De capaciteitscode koppelt het (mogelijk) eerder opgehaalde examen moment aan het examen die nu wordt ingepland.

Reserveringscode
Wanneer een examen reservering is gedaan in TOP wordt hieraan een uniek nummer gekoppeld. Door dit nummer ook op te slaan bij het examen moment kunnen we nakijken welk pakketonderdeel (Dation product) gekoppeld is.

Categorie
Tijdens het plannen van het examen in TOP is er een keuze gemaakt voor de categorie en welk product. De keuze van de gebruiker wordt meegenomen zodat sneller gezocht kan worden in welke categorie het examen gepland kan worden. Dit wordt niet opgeslagen aangezien we het geplande examen (pakketonderdeel) al in een categorie hebben aangemaakt.

Productcode
Aangezien de gebruiker een keuze heeft gemaakt voor een categorie is ook de keuze gemaakt voor een product welke afgenomen wordt. Deze productcode correspondeert met een pakketonderdeel in Dation.

Kandidaat
Basis gegevens van de kandidaat worden meegestuurd. Dit zijn:

Wanneer het kandidaatsnummer niet gevonden wordt worden de overige gegevens gebruikt. Hierin moet een volledige match zijn anders wordt de leerling niet gevonden en zal het examen niet gepland worden.

Instructeur
De gebruiker moet in TOP het nummer van de instructeur invoeren. Wanneer dit niet gebeurt kan een examen nooit in Dation gepland worden. Echter is de uitzondering op de regel dat dit niet geld voor Theorie-examens (daar heeft Dation niet de controle op instructeur aan staan).

Dit zorgt op dit moment wel meteen voor een probleem. In TOP is het niet mogelijk bij sommige toetsen een instructeursnummer in te voeren. Voorbeelden hiervan zijn de ‘Toets besloten terrein’ en ‘Praktische toets’.

Voertuig
Ook is het mogelijk een voertuignummer bij het examen in te plannen. Dit is geen vereiste echter wel erg handig voor de voertuigplanning op orde te hebben en te houden.

Tafelnummer
Bij elk examen of toets krijg je een tafel door het CBR toegewezen. Feitelijk is dit je examinator maar vanwege privacy mogen deze namen niet worden doorgegeven (en ook dat de rijscholen geen voorkeur kunnen hebben en gebruiken).

Examen resultaten
Wanneer het examen is afgenomen is de examinator verplicht de resultaten in te voeren. Twee gegevens zijn verplicht:

Deze gegevens halen wij op. Dit gebeurt ook weer op basis van de reserveringscode en kandidaat. Hierdoor kan Dation de gegevens bij het correcte examen en leerling opslaan.

Welke weergaves hebben we in Dation
Doordat we de gegevens importen moeten we kunnen inzien wanneer er iets mis gaat. Hiervoor hebben de onderstaande middelen:

Synchronisatie log
Na elke synchronisatie met TOP wordt een logboek entry aangemaakt. Ook wanneer er geen fouten zijn is het hierdoor in ieder geval zichtbaar dat er een synchronisatie is geweest.

Wanneer het logboek echter leeg is zal waarschijnlijk de gebruikersnaam en het wachtwoord incorrect zijn ingevoerd.

Rapport ‘Geen examen in TOP’
Zoals eerder genoemd hebben we de capaciteitscode en de reserveringscode. Wanneer een examen in Dation staat gepland en deze heeft geen reserveringscode aan zicht gekoppeld (wat alleen de synchronisatie kan doen) zal dit examen op dit rapport worden weergegeven.

Dus wanneer een examen op dit rapport staat is de gebruiker vergeten het examen op hetzelfde moment in TOP te plannen. (Of bij een foutieve instructeur). Bij het verplaatsen van het examen wordt dit examen altijd op dit rapport geplaatst.

Rapport ‘Geen aanvraag in TOP’
Zodra een examen op een handmatig aangemaakt examen moment wordt gepland is er zowel geen reserveringscode als capaciteitscode aanwezig. Wanneer dit het geval weten wij dat voor dit examen nog niets is gebeurt in TOP.

Deze situatie zal niet veel voorkomen aangezien de examenmoment via TOP in Dation worden geplaatst.

Consistentie rapport
Als laatste optie hebben we het consistentie rapport. Dit laat alle examens van de toekomst zien. Hierdoor is het snel zichtbaar of bij een examen (Zie: Examenplanning – instructeur) wel een instructeur bij het examen of toets is gepland. Zo ook kan hier de controle plaatsvinden of er een voertuig beschikbaar is.