Werken met keywords

Via Dation kan je e-mails, facturen, brieven en uitnodigingen afdrukken of naar leerlingen versturen. Hiervoor maken we gebruik van sjablonen.

Om het gebruik van deze sjablonen eevoudiger te maken, zorgen we ervoor dat veel (leerling)informatie automatisch wordt ingevuld als het sjabloon wordt verstuurd of geprint. Op die manier hoef je niet steeds handmatig de leerling-, factuur- of cursusinformatie in te vullen.

Om deze gegevens automatisch te laten invullen, gebruiken wij ‘keywords’. Dit zijn codes die verwijzen naar een veld in Dation. Op het moment dat een brief of e-mail wordt afgedrukt of verzonden, vult Dation op de plek van het keyword de betreffende gegevens uit Dation in.

Hoe gebruik je de keywords?

Bijvoorbeeld: Het keyword [VOORNAAM] verwijst naar het ‘Voornaam’ veld in Dation. Op het moment dat een brief of e-mail wordt afgedrukt, vult Dation op deze plek de informatie in die in Dation in het ‘Voornaam’ veld staat.

Vul je in het ‘Voornaam’ veld de achternaam van de leerling is, dan vult Dation dus de achternaam van de leerling in op de plek van het keyword.

Er zijn verschillende typen sjablonen. Zo zijn er sjablonen voor facturen, CBR oproepkaarten, trainingsbevestigingen, etc.

Voor elk type sjabloon zijn verschillende keywords beschikbaar. Het is dus mogelijk dat een keyword dat wordt gebruikt voor een factuursjabloon niet werkt op een uitnodiging voor een theorie opleiding.

De keywords worden ingevuld op het moment dat een document wordt gegenereerd of verstuurd. Zo zie je in het preview scherm van een e-mail nog de keywords staan. Als je de mail verstuurt worden deze keywords aangevuld. De leerling ontvangt dus wel een volledig ingevulde mail.

Voorbeeld e-mail factuur

Dit is wat jij ziet in het preview scherm:

Dit is wat de leerling ontvangt:

Inzage in verzonden documenten en e-mails

Door het gebruik van keywords kan je gemakkelijk gepersonaliseerde documenten en berichten versturen.

Berichten en documenten die via Dation worden verstuurd of geprint worden opgeslagen in het Historie tabblad van de leerling. Op die manier heb je altijd een volledig overzicht van de contacthistorie en kan je altijd terugkijken wat je naar een leerling hebt verstuurd:

Hulp nodig?

Maak je zelf uitnodigingen, cursusoverzichten of stuur je handmatig e-mails naar leerlingen, neem dan contact op met Dation support. Dan kijken we samen hoe we de communicatie met je leerlingen gemakkelijker kunnen maken.

Verwante artikelen: 

• Gebruik slimme keywords in je e-mails
• E-mail sjablonen beheren