Synchroniseren Dation en je boekhouding

Het synchroniseren van Dation en je boekhouding met de live koppeling (via API) werkt voor Exact Online en AFAS. Je exporteert eerst alle debiteuren, facturen en transactie van Dation naar de boekhouding en vervolgens importeer je de bankbetaling van je boekhoudpakket naar Dation.

Om te voorkomen dat er na het exporteren van Dation naar je boekhouding nog mutaties door medewerkers worden gemaakt (en er dus een afwijking ontstaat tussen Dation en je boekhouding) moet je als eerst een periode in Dation afsluiten. 

In het menu Financieel - Boekhouding klik je op de knop 'Nieuwe periode afsluiten'. Je kiest vervolgens de periode en geeft deze periode een naam.

Als eerste exporteer je de debiteuren van Dation naar je boekhoudpakket. In de debiteurenexport zitten zowel de leerlingen als bedrijven die in de betreffende periode zijn toegevoegd óf zijn bijgewerkt met nieuwe gegevens.

Alle debiteuren vanaf de startdatum van de periode worden geëxporteerd. Er zit geen einddatum op deze export, zodat je elke keer dat je de debiteuren exporteert altijd alle nieuwe en bijgewerkte debiteuren van de startdatum van de periode in je boekhoudpakket hebt staan.

Nadat je je debiteuren hebt geëxporteerd van Dation naar je boekhouding kun je het journaal exporteren. In het journaal zitten alle facturen en betalingen in de betreffende periode. 

Voordat je deze stap uitvoert is het belangrijk dat je eerst jouw bank hebt ingelezen in je boekhoudpakket en daarin alle betalingen hebt afgeletterd op de juiste debiteur en factuur. 

Kies in Dation dezelfde periode als waarvoor je net in je boekhoudpakket de bank hebt ingelezen en druk op de knop 'Transacties ophalen'.

Je ziet tijdens het importeren een voortgangsbalk met de resultaten van de import. Na de import kun je op het icoon 'Resultaten' klikken om te bekijken of er mogelijk nog fouten en/of niet verwerkte betalingen zijn in deze import.

Als er een betaling niet succesvol geïmporteerd is staat er in het Resultaten-bestand waarom dit is. Vrijwel altijd is in dit geval de betreffende debiteur en/of factuur niet gevonden in Dation. Je kunt de betaling dan handmatig toevoegen, of opnieuw inlezen nadat de debiteur/factuur is aangepast in Dation.  

Goed om te weten: Je kunt de import zo vaak doen als je wilt, Dation zal nooit dezelfde betaling meer dan 1x inlezen.